祕書如何做好辦公室工作(1)
一、辦公室工作的主要職責、地位和作用
首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和後勤服務等繁重工作,處於協調機關各部門、連線領導和基層的樞紐地位,是機關的資訊中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能,這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性,工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會,還是管理、服務、協調,任何一個環節出了問題,都會產生很大的影響,甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損失,也就是說,辦公室工作開展得如何,直接制約和影響著全域性各項工作的開展和各項稅收任務的完成。
其次辦公室工作能不能得到加強,關鍵在於領導,在於領導對辦公室工作的認識和重視,如果把辦公室單純地作為後勤服務單位而忽視其參謀、助手作用來認識,辦公室就變成了勤雜室,辦公室工作人員每天就會沉浸於紛繁零碎的瑣事之中,就沒有時間去抓資訊工作和搞調查研究。下情不瞭解,談不上給領導提供決策的依據。如果領導重視、關心、支援辦公室工作,從政治上關心他們,給他們提供儘可能多的學習提高機會,儘可能地改善他們的工作環境和條件,從工作上支援他們,從生活上關心他們,從心靈上理解他們,肯定會使辦公室不僅能夠穩定住隊伍,而且還會有很大的吸引力,達到其充分調動他們努力工作的積極性。
二、具備擔當辦公室主任的條件
(一)辦公室工作有利於提高自己的綜合素質,全面發展自己。能否有效發揮辦公室的整體作用,關鍵在於辦公室主任,因為辦公室主任的職責是主持辦公室的全面工作,既要參與領導班子對重大問題的討論與決策,又要組織參與日常的瑣碎事務,要帶領和組織辦公室人員努力完成承擔的各項工作任務,一個稱職的辦公室主任必須具備與相適應的政治理論水平、文化知識、專業知識和管理水平。
(二)從我從事眾多工作崗位來看,越是雜務事情多,工作煩瑣的工作崗位和工作環境越富有吸引力和挑戰性,越是能夠學到新知識、新經驗,增長新才幹,開拓新視野,挖掘新潛力,辦公室崗位就是用武之地和鍛鍊的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養都是一次難得的鍛鍊機遇。但是,挑戰與機遇同在,壓力與動力並存,在辦公室工作將會嚐到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛鍊自己,獲取多方面知識和實踐經驗,提高自身綜合素質。
(二)要具備擔當辦公室主任所必須的政治素質和個人品質。
1、敬業精神要強,工作要認真負責,勤勤懇懇、任勞任怨、幹一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性,吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作風,這是幹好辦公室工作的前提條件。
2、思想要活躍,要有解放思想,實事求是的優良作用,接受新生事物要快,愛學習,愛出點子,改革和超前意識要強,在工作中要充分發揮主觀能動性,才能不斷開拓新局面。
3、辦事要穩妥,處事要嚴謹,在廉潔自律上要求嚴格,嚴於律已,要起模範帶頭作用,這是做好各項工作的保證。
4、要信奉誠實、正派的做人要誠實、正派,要有高尚的道德品質,樸實的工作作風,公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀,做到堂堂正正做人,認認真真做事;所謂“樸實”就是人的能力有大小,水平有高低,只要把勁全使出來,就是一個好同志;所謂“公正”就是在原則問題上不能糊塗,不能像牆頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事;要謙虛謹慎,慎用權力,知人善任,能夠與人團結共事,而且具有良好的協調能力和工作方法。有了成績歸功於大家,出了問題要主動承擔責任,關心下屬要一視同仁,始終發揮整體合力的戰鬥作用。
(三)要具有擔當辦公室主任必須的知識能力
從辦公室的職能來看,綜合性強,職能繁雜,擔負著機關內務、文祕、協調、後勤服務和機關管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協調能力和管理經驗。
1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作,加之辦公室崗位的要求,必須要一定的政治理論水平,才能適應辦公室工作的需要。因此,平時注重學習,理解掌握有關國家的大政方針政策,保持清醒的政治頭腦,才能夠在工作中始終把握正確的政治方向,保持較高的政治敏銳性。
2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎,同時,要熟悉業務知識,包括稅收知識、財會知識和科學文化知識,文字功底和語言表達能力以及工作方法,如果不具備這一點,那麼不論起草檔案還是開會發言答覆問題等方面都是糊里糊塗,抓不住要害,提不出問題,只能是和“稀泥”。
3、要有一定的組織協調能力和管理經驗。辦公室的所有工作,本人在辦公室12年工作中不同程度地實踐過。我認為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉,而且要對本部門整個工作有所瞭解。只有對稅收工作的全面熟悉和了解,才能打下綜合管理能力的基礎。
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