祕書接待客人計劃

辦公室祕書或總經理祕書應該如何制定接待客人的工作計劃?下面本站小編給大家介紹關於祕書接待客人計劃的相關資料，希望對您有所幫助。

(一)接待規格及接待計劃的主要內容

1.接待規格劃分

接待規格有3種：(1)高規格接待;(2)對等接待;(3)低規格接待。

2.影響接待規格的因素

影響接待規格的因素有：(1)對方與我方的關係;(2)一些突然的變化會影響到既定的接待規格;(3)對以前接待過的客人，接待規格最好參照上一次的標準。

3.接待計劃的主要內容

接待計劃的內容有4項：(1)確定接待規格;(2)日程安排;(3)經費運算;(4)工作人員。

(二)制定接待工作計劃的程式

制定接待計劃的程式是：瞭解背景資料→草擬接待計劃→與本單位相關部門溝通情況→與來訪者溝通情況→報請上司申批。

(三)制定接待工作計劃的注意事項

(1)如果本單位有接待方面的規章制度，祕書應嚴格遵照執行。(2)要注意瞭解來賓的飲食習慣，特別是與宗教相關的飲食忌諱。(3)在接待過程中，要特別做好保密工作。

祕書接待客人注意事項

不浪費客人的時間

如果是接待有預約的客人，事情就比較簡單，把他帶到預先定好的會議室，及時通知預約的部門就行了。如果客人沒有事先預約，那麼，就要詳細地問明客人有什麼事，要找誰，馬上與有關部門聯絡。現在經常有這種現象，祕書在沒有弄清客人到底找準合適之前，就把他帶到市場部;到市場部後，市場部的人說客人的事是銷售部負責，當他們來到銷售部時，人家又說這方面的工作已移交給企管部……這種來回往返，讓客人感到十分難堪，這實際上是對他的不尊重。因此，在這種沒有把握的情況下，最好是請客人稍等一會，先用電話與有關部門聯絡一下：“……天地公司的李強先生有件關於廣告的事，是不是請你們接待一下?”這樣就可以少碰許多軟釘子，客人也會感到你的熱情。

客人較多的時候

在客人較多的時候，祕書要堅持先來後到的接待原則，有些客人雖然是初次來訪，但說不定他就是總經理幾十年沒見面的老同學。如果祕書在接待客人時不堅持先來後到的接待的原則，熟人優先，讓客人明顯感到薄此厚彼，那心裡肯定不痛快。因此，即使是總經理的座上客，也得按先後順序接待。其實，只要你對他們點點頭，表示一下歉意：“實在對不起，請您稍等一下。”他們大多都會理解。

現在有許多送水、送飯、文具、快遞公司的人上門推銷，這多少會影響一些前臺的接待工作。即使如此，祕書也不能表現出一副不耐煩的樣子，擺出一副高高在上的架勢。你無形的優越感會讓他們產生自卑感，甚至產生怨氣。當他們推銷的時候，你只要婉言謝絕，他們一般不會胡攪蠻纏。

有時候會出現這樣的情況，穿快遞服裝的客人並不是快遞公司的，而是公司某位老總的親戚，或其他重要單位的客人，如果前臺祕書以衣帽取人，那到時候局面可能就無法收拾。

另外，接待客人不只是值班祕書一個人的事。客人是公司的客人，但現在有些人在走廊上碰到客人，卻視而不見。在一些祕書看來，這只是一件小事，但在客人看來，這是做祕書的缺乏教養的表現，是公司管理不嚴的表現。不是你值班，不一定要專門停下來打招呼，但是，點個頭、問聲好的禮貌還是要有的。

如何應付各種突然出現的場面

如果事前已經約好，那麼，上司的客人到了之後，一般都要將客人帶到上司的辦公室去，除非上司有急事要辦臨時出去了。不過，如果上司確實不在的話，那麼，與其讓客人在上司的辦公室乾等，還不如自己先與客人聊聊。

上司突然不在客人按照約好的時間來訪，可是上司因為別的急事要辦突然出去了。在這時，祕書應向客人說明情況，請求諒解，並徵求他的意見：“請再等一會兒好嗎?”“等經理回來之後，我再跟您聯絡行嗎?”或者根據具體情況，把他介紹給有關部門：“讓市場部的張經理跟您談談，您看如何?”總之，不管客人是否願意等到上司回來再談，還是願意跟有關人員談，都要按照上司事先留下的指示辦。

不速之客如果是出門辦事，事先就應該與對方約好，這是現代社交中的一般規矩。但是，祕書對於那些不速之客，決不能因為沒有預約而怠慢他們。首先要弄清來客的姓名、所在的公司、有什麼事情。如來客人點名要與某某會談，就應當立即與當事人聯絡。但是，在聯絡好之前，不應給客人以肯定的答覆，因為當事人有可能不在，也有可能不願見這位客人。如果是不願意見，你就要這樣答覆客人：“實在對不起，某某現在不在家……”這樣不致於給客人留下一個沒有誠意的印象。

有時，上司會給祕書來個電話或者寫張紙條來，說今天某某客人要來，自己不想見他。然而客人到後，祕書總不能以上司不想見他為理由而不給予安排會見。所以，祕書在這時頭腦要靈活一點，比如可以這樣委婉地拒絕對方：“實在對不起，孫總準備明天下午出差，今天確實抽不出時間。”這樣客人就能給予諒解。不過，在這之前，祕書有一點要弄清楚，那就是上司究竟是不想見客人還是實在抽不出時間，如果是當天抽不出時間，那麼，就有一個改期的問題。

現在祕書不時要接待一些不請自來的客人。這些並不受人歡迎的客人之中，大多是上門推銷;有的乾脆就是無理取鬧。不管是哪一種人，祕書在接待時都要待之以禮，顯示出自己的涵養和風度。首先把來各領到接待室，立即讓有關部門出面接待，並借送茶的機會，摸清對方來訪的意圖，及時向上司彙報、請示。當然這些不能做得太顯眼了。比如，可以裝作接電話的樣子，把請示的內容寫在紙條上遞給上司，或者乾脆裝做很忙的樣子，總之要讓這種客人知道自己絲毫沒有怠慢他的意思，這樣讓他們儘可能少惹點麻煩。