文祕人員如何提高寫作能力
有的文字祕書可能文字基礎非常好，但不一定能寫好機關公文稿，只能說具備了寫好機關文稿的條件。這是因為機關文稿有其獨特的性質、特點和作用，起草機關文稿有其獨特的思維方式和寫作要求，如果把握得不好、不準，即使你駕馭文字的能力再強，文章也未必能對得上路。
機關文稿無論是領導講話、重要檔案、工作總結、調研文章等“大塊頭”文章，還是通知、批覆、紀要、資訊等“小塊頭”文章，都必然涉及政治、經濟、歷史、哲學、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、軍事、保密、統一戰線等多方面的知識，每一門知識又包括了方針政策、專用術語、不同時期的任務與要求等大量具體的知識。如果缺乏這些方面的知識，不僅材料寫不下去、寫不對路，還難免說外行話，甚至還可能說錯話。這一點，對於黨委、政府文字綜合部門的工作人員尤為重要。
作為專業部門的祕書人員，也許你對部門工作的相關知識爛熟於心，但你也不能不瞭解其他有關方面的專門知識。因為一個部門的工作不可能孤立執行，而要在黨委、政府統一領導下，與其他各部門各單位的工作協調、配合執行。如果各部門文祕人員不努力掌握多方面的知識，僅僅知道或者僅僅強調本部門的工作和利益重要，寫起材料來各行其是，那就有可能出現政策打架、步調不一的現象，就會影響機關總體工作的有效運轉。
所 以，作為一名稱職或者基本稱職的文字祕書，除了要掌握語言文字基礎知識和各種機關文稿的寫作常識外，還要重點掌握以下方面的基本知識：
一是歷史知識。以史為鏡，可以知替興。忘記歷史意味著背叛，不懂歷史意味著淺薄。我們的民族歷史悠久、文化燦爛，其中很多東西值得我們去認識、把握和繼承、利用。作為文祕人員，除非畢業於歷史專業，不可能都對歷史有全面的、詳細的瞭解，但對人類社會發展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件、重要經驗教訓等應有較清楚的瞭解，對黨史、建國以來的發展史特別是改革開放以來的發展史更應熟記於心，對地方史和有關專業史也應有所掌握。這不僅是拓寬知識面的需要，也是勝任本職工作的需要。起草文稿很多時候會用到歷史知識，不少領導同志發表講話也會運用有關史實，或用於探討事物發展規律，或用於闡釋某種道理，或用於印證觀點、警示世人，如果我們不懂得一定的歷史知識，常常會陷入對某個問題知其然不知其所以然，想說清楚但說不清楚，想說透徹但說不透徹的窘境，文章就會欠缺深意和厚度而顯得單薄、乾澀。
二是理論知識。理論來源於實踐又指導實踐，沒有正確的理論就沒有正確的實踐，而理論的運用又經常且大量地出現於機關文稿中，所以文祕人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白，甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學習和掌握馬列主義、毛澤東思想，在現階段特別要全面、準確地領會和把握鄧小平理論，用這一理論武裝頭腦，指導寫作。也許有同志會說，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理，我們不是搞理論的幹嗎要學?學了用得著嗎?芽這話大錯特錯。首先，既然你在機關從事文祕工作，理論不能不學，政治不能不講，否則就要犯錯誤;即使別人厭學、不願學或者裝模作樣地學，但文祕人員非得老老實實、認認真真地學不可。其次，說到用得著用不著的問題，關鍵看你怎麼用。不動腦筋，照抄照搬，當然沒用;空洞說教，脫離實際，當然沒用;望文生義，牽強附會，當然沒用;固守教條，缺乏創意，當然沒用。我們所需要的是，通過打牢理論功底，增強對實際問題的理性思考，學會用馬列主義的立場、觀點、方法觀察問題和分析問題，並以此貫穿於文稿寫作之中。
三是經濟知識。經濟建設是黨的全部工作的中心，包括起草文稿在內的各項工作都要圍繞這個中心來進行。很難想象，一個不懂得起碼經濟常識的文祕人員能夠勝任本職工作。這對於黨委綜合部門和各職能部門的文祕人員尤為重要，因為黨委是對兩個文明建設起核心領導作用的，組織、紀檢、宣傳、統戰等各項工作無不與經濟工作密切相關，而客觀上，文祕人員接觸黨務工作多，接觸經濟工作少，但起草文稿又必然接觸大量的、多個方面的經濟問題，所以在學習經濟知識方面應比其他部門文祕人員更主動、更自覺一些。政府綜合部門和專業經濟部門的文祕人員似乎好辦一些，因為你天天都在和各種經濟政策、報表、動態乃至各種矛盾和問題打交道，但也有一個懂得多與少、深與淺的問題。概而言之，無論哪個行業的文祕人員，都必須努力學經濟、懂經濟。這包括經濟理論、經濟發展規律、經濟政策及常用名詞術語等，尤其要注意學習市場經濟理論和有關知識，把握市場經濟執行的規律和特點;隨著我國加入WTO和知識經濟時代的到來，還必須學習有關新理論、新概念和涉外經濟知識。有了這些知識，我們才能貼近改革與建設的實際需要，通過起草文稿為加快發展獻計出力。
四是科技知識。科學技術是第一生產力。經濟和社會發展離不開科技，因而起草機關文稿也離不開對科技知識的掌握。要了解科技革命的歷史，瞭解科技創新對於經濟發展的重大意義，瞭解國內外高新技術發展趨勢，以適應推進科技進步、轉變經濟增長方式的需要。同時要積極掌握現代化辦公有關技能，使自己成為學科學、懂科學、用科學的新型人才。
五是法律知識。依法治國是黨中央提出的巨集偉治國方略。隨著我國社會主義法制的逐步完善，各種法律法規正日益廣泛地覆蓋全部經濟和社會活動，有法必依、執法必嚴、違法必究也越來越為推動經濟發展和社會進步所必需。因此，作為機關文祕人員，毫無疑問要努力學法、懂法，包括基本法和有關專門性的法律法規，即使不可能全部學深學透，也要儘可能地多學、多懂一些。這樣，起草文稿時才能體現依法辦事的原則，正確使用有關法律概念和規定，不至於出現與法律法規相悖的現象。當然，作為政法機關和行政執法部門的文祕人員，則應學得更精、懂得更多一些，在學法、守法、用法方面當表率。特別在對外經濟交往當中，很多關係需要依*法律來調整，很多矛盾需要運用法律來解決，所以不僅單位負責人要懂法，文祕人員也應懂法，否則就可能給經濟造成不必要的損失。
六是領導科學知識。文祕人員雖然不是領導，但所從事的工作是直接為領導服務的，就必須懂得一定的領導科學知識。領導科學所包含的內容很深、很廣，文祕人員不可能全部掌握，但對最基本的內容，如決策要素、決策過程和決策實施方面的知識，駕馭全面、組織指揮、化解矛盾方面的知識，市場經濟條件下如何改進工作方法、提高領導水平方面的知識等等，都應有一定的瞭解。只有掌握這些知識，才能在起草文稿中全面、準確地領會和反映領導意圖，才能在決策中當好領導的參謀助手。實際上，文祕人員天天與領導打交道，包括請示彙報、參加會議、陪同搞調查研究等，對領導的決策過程、領導方法和工作風格等方面可謂耳濡目染，只要你有“心”，這方面的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真面目，只緣身在此山中”，不善於捕捉和積累這方面的知識，自覺不自覺地把自己隔離於領導活動之外，僅僅從“做文章”的角度去考慮學什麼和思考什麼。
除上述方面之外，還有其他一些必須掌握的知識，各部門也還有各自的專業知識，這裡就不一一列舉了。總之，學歷史可以使人深刻，學理論可以使人清醒，學經濟可以使人精明，學科技可以使人聰慧，學法律可以使人機敏，學領導科學可以使人成熟，一句話，有了這些知識，工作中就能得心應手，左右逢源。當然，如果能懂得一些文學和音樂知識，那就更好了。
世界上的知識浩如煙海，一個人的精力和時間是有限的，這就需要我們掌握一些正確的學習方法，不斷充實和更新知識。第一，根據本人的知識基礎和工作需要，採取缺什麼補什麼的方法，做好學習計劃，選定一批必讀的書目;第二，根據難易程度和業務的關聯程度，把必讀書目分為粗讀和通讀兩大類，粗讀即一般瞭解，把主要的東西記住就可以了，哪怕一目十行也不要緊;通讀要逐字、逐句、逐段認真閱讀，做到基本弄懂弄通;第三，在粗讀、通讀的同時，擇定個人的主攻領域，即“專”的方向，然後重點研讀這方面的書目，即精讀，並結合實踐進行思考，舉一反三，加深記憶和理解，達到觸類旁通、融會貫通的目的;第四，在精讀的同時，不能疏忽了粗讀和通讀有關書目，即不能片面求“專”而疏於求“通”，要通過合理分配學習時間?穴如零碎時間用於粗讀和通讀、整塊時間用於精讀?雪、採用不同記憶方法?穴如一般內容記大意、重點內容記原意?雪，區別不同理解程度(如全面理解和區域性理解，深度理解和一般理解)等，使學到的知識既全面又有重點，既不因過於寬泛而停留於一知半解，又不因過於偏狹而顯得孤陋寡聞。
在市場經濟不斷髮展、知識經濟新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問題、新知識層出不窮，如果我們不注意不斷充實和更新知識，就跟不上時代前進的步伐，就難以勝任本職工作。為此，我們必須以一種強烈的“知識恐慌”感迫使自己：學習、學習、再學習!
企業文祕如何提高寫作能力
隨著現代企業管理能力的不斷提升，對企業的祕書工作也提出了很高的要求，祕書承擔著綜合協調、參謀助手、辦文辦會、起草材料等工作任務，而祕書的寫作能力是最核心的能力之一。因此，如何提高企業祕書寫作能力對一個從事祕書工作的人員來講顯得特別重要。本文對提高祕書寫作能力提出“勤學、苦練、實踐”“三步走”方法，對於提高祕書寫作能力有一定的指導意義。
1 勤學是提高寫作能力專業及理論知識的基礎
不管你從事什麼工作，勤學是我們幹好工作的首要前提，對於企業祕書來說，更是如此。隨著時代的發展，特別是網路資訊科技的發展，知識更新飛速發展，資訊科技日新月異，行業發展一日千里，如果不能緊跟時代步伐，不能快速學習、掌握新知識，將會給自己從事的職業和個人發展帶來很大的挑戰，甚至被時代所淘汰。對於企業祕書來說，要時刻更新自己的知識結構，豐富知識面，最大限度的學習、涉獵各方面的知識，開闊自己的視野，積累專業知識，為順利完成各項工作奠定基礎。首先，要通過網路、報紙等渠道瞭解國、內外發生的重大事件，學習國家的大政方針，特別是要學習我國在經濟新常態下，目前正在進行的促轉型、調結構、重民生的偉大變革。學習這些國家大政方針，不但能開闊自己的知識視野，而且能夠培養愛黨、愛國的情懷。其次，學習瞭解行業、產業發展動態。作為企業祕書學習瞭解與本企業密切相關的行業、產業動態資訊是非常必要的，這樣，不但能夠提升自己的專業知識技能，而且可以給領導層提供最前沿、最可靠、最快捷的行業資訊，對於企業和個人的發展都有益處。第三，學習企業祕書應該具備的專業技能。具體講，要學習各種公文的基本寫作要領、公文的寫作格式、行文辦文流程，學習與文祕工作相關的各種制度。如：《保密制度》、《印章使用制度》、《檔案借閱制度》等。這些都是作為一名企業祕書必須具備的一般知識，也是幹好祕書工作的基本常識。第四，學習本企業生產流程、產品特點、本文由本站收集整理銷售過程、經營業績以及客服情況等。不同的企業情況不同，但作為一個企業祕書，必須學習這些企業生產經營的基本常識，如此，才能夠對本企業有深入的瞭解，工作才能夠抓住核心，切中要害，有的放矢。學習是一個漫長的過程，也是一個合格祕書不斷超載自我，不斷完美自我的過程。
2 苦練是對所學知識的運用、檢驗，並積累寫作實踐經驗
任何知識只有在實踐中不斷運用，才能檢驗知識的真偽，才能發現自身知識的短板，才能使知識服務工作，才能發現不足，樹立目標，補足營養，不斷完善，而進行艱苦的寫作鍛鍊是檢驗知識的最佳、最有效途徑，也是我們提高寫作能力的必由之路。寫作是一種極其複雜的腦力勞動，對於對寫作一點兒興趣都沒有的人來說，寫作無疑於對人身心的折磨，那種冥思苦想、絞盡腦汁、搜尋枯腸的寫作情景是非常折磨人的。但既然從事了祕書工作，並且熱愛祕書工作，所有的折磨、艱辛、痛苦都變得無足輕重。所謂的苦練也成為一種對職業敬重和喜愛的樂趣、享受。所謂的苦練也就是為了提高寫作能力所下的苦功夫，就是在寫作態度上對自己下狠心，在寫作提高上對自己下狠勁。首先，要制定寫作計劃。包括年度計劃、月度計劃、周計劃、日計劃，按照計劃，日復一日，年復一年，長年累月，保證寫作成為一種常態和習慣。其次，要不拘一格，靈活制定寫作內容。寫作計劃確定以後，對寫作內容有一個大體規劃，但不宜設立過多的條條框框。除完成一些大型寫作計劃以外，可以寫自己的所思所想，所聞所見;可以以小見大，可以由此及彼，可以鍼砭時弊，可以激濁揚清，可以縱論國家大事，可以暢談家長裡短，可以洋洋灑灑幾千字，也可以篇幅短小几百字。總之，寫作體裁可以豐富多彩，寫作內容可以包羅永珍，寫作地點可以隨機隨便。但所有的寫作過程要確保長久和持續，絕不可以三天打魚，兩天晒網，否則，一切努力終將會前功盡棄，付諸東流。第三，要學會階段總結工作，也就是對自己在“苦練”過程中積累的經驗進行總結，對存在的問題進行反思，對形成發現的知識空缺進行彌補、充實，與“勤學”形成一種相互促進的互動局面。
3 實踐是苦練成果的實戰和實踐，也是自身寫作能力的充分展現
勤學、苦練的最終目的就是為了把我們的寫作經驗和寫作能力，通過具體寫作實踐得以順利實現，以便服務於我們的工作，實現祕書的價值。也就是說不管此前的過程你多麼的艱辛和艱苦，都要在實踐中檢驗，撰寫出領導滿意、自己稱心、充分表情達意的材料，這才是我們的終極目標。厚積薄發、養兵千日，用兵一時，我們積累了寫作經驗，提升了寫作能力，就要充分的展示和運用，因此樂於實踐非常重要。首先，要樹立信心。通過勤學與苦練，我們掌握了寫作的基本理論，積累了豐富的寫作經驗，我們一定能夠完成領導和單位交辦的任務，即使完成的不盡人意，也不能就此氣餒，要以更加謙虛的態度和不服輸的勁頭去勇敢的再實踐和再鍛鍊，功夫不負有心人，只要你保持一顆上進心和謙虛的態度，一定能夠度過難關，憑自己所學知識和積累的能力一定能夠順利完成各項工作。其次，面對寫作任務要勇敢面對，主動迎接挑戰，直面困難，勇於實踐。寫作是慢慢鍛煉出來的，經驗是不斷積累起來的。不管你的寫作能力多強，只有勇於實踐，樂於實踐，面對任務不推脫，不找藉口，不拈輕怕重，主動接手高難度的材料，主動啃硬骨頭，隨著時間的推移，你一定能夠成為寫材料的行家裡手。
祕書的寫作能力是衡量一個祕書是否稱職的重要指標之一，祕書撰寫材料的質量也是一個企業形象的重要體現。提高祕書寫作的途徑可能有很多種，因為行業不同、企業與企業的情況不同，對祕書職業的要求也不同。但筆者認為，作為一個企業祕書，除了應具備祕書應該具備的基本專業知識和素質以外，寫作能力是最重要的一項技能，而提高寫作能力的最佳途徑就是勤學、苦練、樂於實踐。只有這樣，祕書的寫作才能迅速提高，也只有如此，祕書才能為我們企業更好的服務。
文祕寫作題目要求
文祕寫作人員除了接受和完成領導安排的公文起草任務外，還要根據領導決策的需要，適時地自選題目，撰寫各類資訊調研文稿。因此，如何從調查掌握的大量情況中提取鮮活素材和選擇寫作角度，是文祕寫作人員必須過好的第一關。文祕寫作的實踐表明，文稿質量要高，貴在選題準、角度新、內容精，跳出人云亦云的圈子;貴在對寫作素材多角度的分析和對決策需求深層次的把握。在寫作選題上應做到“四求”。
一、大題小作要“求精”
由於領導機關工作的巨集觀性和社會調查活動的廣泛性，使得文祕寫作人員經常會面對一些較大的寫作題材和較為豐富的寫作素材。掌握這些題材是必要的，但不能以此來寫“大文章”。如果文稿選題大而無當，內容包羅永珍，其結果必然陷入一般化、表面化的境地，一些新的觀點和好的做法就會被龐雜的素材所淹沒，從而使文稿失去使用價值。因此，面對較大的題材和豐富的素材，文祕人員必須抑制貪大求多的慾望，放棄寫大塊文章的念頭，而應設法從某一角度、某一側面切入，從小處著手，實處著筆，這樣寫出的文稿才會有較高的含金量，才會給人以新鮮感和啟示性。
比如，我們要寫一篇反映改革開放以來農民思想觀念和精神面貌發生巨大變化的文稿，這個題目就比較大。如果從正面選題，全面地、綜合地去寫，寫起來就容易一般化、表面化，面面俱到，面面不突出。但如果我們能夠抓住農民中興起的科技熱去寫，或者抓住幾位農村婦女在自家院子裡跳迪斯科舞的小事去寫，就能夠反映出富裕起來的當代農民求知、求美、求樂的新觀念和新趨向。這樣寫雖然題材單一，文稿短小，但由於文稿角度新，內容精，開掘深，文稿的份量就比較重，使用價值就比較大。
二、小題大做要“求通”
這裡所說的“通”，是指對一種看似較小的選題要舉一反三，觸類旁通。有些事情單獨看並沒有什麼寫頭，寫出來也價值不大。但是如能順著“小”題材發揮聯想， “由此及彼”向大處去想，“由表及裡”向深處去想，就能夠從對其外表和內在的認識中，從主觀因素和客觀條件的分析中，從歷史和現狀的對比中得到新的認識;就能從對同類事物的相互聯絡和分析比較中“發現新大陸”，冒出一些新的寫作題材。
比如九十年代初我曾看到一份反映某村組織村民義務巡邏，使全村三年沒有發生治安案件的簡報材料。這件事內容比較簡單，辦法也不新奇，寫成典型材料後可能失之單薄、膚淺。後來我想，此村使用此辦法取得治理成效，是由於這種辦法適應了該村的特點，如果將這種經驗推廣開來，肯定不能完全適應其它一些村莊的情況。因此，我帶著瞭解掌握各類村莊綜合治理情況的慾望，隨政法委的同志重點調查了三類村莊的綜合治理情況，一類是老先進村，一類是新富裕起來的村，一類是工礦企業相對集中的村。果然，各類村莊都有適應自己特點的綜合治理“絕招”，於是我總結撰寫出全縣《社會治安綜合治理的五種模式》一文，在省、地有關報刊發表，很快引起省、地、縣有關部門的高度重視。
三、舊題重作要“求新”
歷史常常有驚人的相似之處。日常性工作往往呈現出周而復始推進的態勢。儘管工作的性質和內容千差萬別，工作的深淺程度有所不同，但工作的方法方式卻多有雷同，許多新的東西往往以舊的形式出現。如果缺乏強烈的資訊意識和寫作敏感，往往看不到、找不到“新”的東西。文稿“求新”的關鍵就在於文祕寫作人員善於從司空見慣的現象中發現新的題目。
比如農田水利基本建設，幾乎是年年要摘，什麼平田整地，修河壘壩，挖渠打井等等，每年都是那麼多事情，這方面可用的情況和素材很多，各地的秀才們早把它寫濫了，似乎沒有多少寫頭了。但是隻要我們認真分析和比較，就會發現，近年來農田水利基本建設的重心正在逐漸變化。比如“挖渠打井”變化就大得驚人。不少農戶把過去用來打井的投資，買了地下水管，搞起了節水工程，一眼水井可以頂過去兩眼井使用。過去的挖渠現在已經變成了填渠。如果我們抓住這個題目去寫，就不會是老調重彈，就能夠反映出農田水利基本建設正在由過去的規模型向效益型轉變，這樣的文稿就有了新意。
四、平題巧作要“求深”
有些素材看起來比較平淡，沒有什麼寫頭。但是如果能多換幾個角度或者從反面加以分析，就可能“小中見大”，“平中出奇”，發掘出較大的寫作價值。比如有位鄉黨委書記同我閒聊時，無意中說出了自己一天接待了五個檢查組的事。言者無心，但聽者有意。我由此聯想到各個部門名目繁多的檢查、巡視，五花八門的剪綵、慶功活動，無實質性內容的各種會議，填寫不完的統計報表等等，使基層幹部不堪重負，根本沒有時間抓工作、搞調查、抓落實。於是，我在有目的地調查補充一些素材之後，寫出了《轉變幹部作風要解決的三個問題》和《形式主義害死人》等文稿，很快被省級報刊採用。
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