第一章 總則
第一條 為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。
第二條 所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報告、會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、財務預算、財務決算等一切的公文和用書。
第三條 文書的收發、領取與寄送，原則上由院長辦公室負責。其他部門的文書管理，也應參照本制度。
第二章 檔案的收發和催辦
第四條 對檔案、信凼的處理，必須做到及時、準確、安全、保密。凡屬上級機關、兄弟單位發來的檔案及學院的檔案或信凼，均由學院機要員統一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。
第五條 檔案登記後，機要祕書應即編號登記並在檔案首頁加蓋收文印件，貼上“檔案批閱單”，由院辦主任根據檔案內容和性質籤送院領導批閱。為避免檔案、電報積壓，延誤工作，一般應在當天批閱完，緊急檔案要速閱速辦。
第六條 學院外出開會人員帶回的檔案及資料統一由機要祕書登記，按檔案的要求進行傳閱不得個人儲存。
第七條 為加速檔案流傳，提高工作效率，機要員一般應在當天或第二天將檔案送至院領導和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報後應立即指定專人辦理。如關係到二個以上業務部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過二天（特殊情況除外）。如經辦需備查的，主辦部門經辦人員要徵得院長辦公室同意後予以影印和摘抄，原件應及時週轉歸檔。
第八條 各部門要指定專人負責收交、保管檔案並負有催辦、督促、保密、檢查的責任，各部門承辦的檔案均需在檔案批閱單上籤注承辦意見和結果，承辦人要簽註姓名及年、月、日，以示負責並備查考。
第九條 機要員對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門對學院統一編號的檔案要及時處理、歸檔，不得分散或自行儲存，所有附件不得抽存，以防丟失。
第三章 檔案的借閱和清退
第十條 各部門有關人員因工作關係需借閱、查閱檔案，需經本部門領導簽字同意，有密級的檔案，需經院長辦公室處長同意後方可借閱。
第十一條 借閱檔案應嚴守登記、簽收手續，遵守借閱時間，按期歸還，以免影響檔案的使用和保管。
第十二條 嚴格檔案清退制度。機要員除對承辦的公文進行日常催辦外，實行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的檔案進行一次清理後全部立卷歸案。上級限期清退的檔案及時催交上報，不得延誤積壓。如檔案丟失，必須查明原因和責任者，寫出書面報告，按情節輕重，給予必要的處分。
第四章 檔案的保管和歸檔
第十三條 凡下列檔案統一由學院檔案室保管歸檔：
（1）上級機關來文，上級對學院報告、申請的批覆；
（2）學院發出的報告、指示、決定、決議、紀要、規定、重要通知、生產計劃、總結、領導發言、人事、組織、各類年報等；
（3）學院黨代表會、團代會、學代會、學院黨政辦公會、學院黨、政、工聯席會、學院行政辦公例會、學院中層幹部擴大會及各種專業會議記錄；
（4）參加上級召開的各種會議所攜帶回學院的檔案、資料及本學院在會上彙報發言材料等；
（5）反映學院先進人物、事蹟及學院領導工作等；
（6）反映學院有關獎懲的材料；
（7）學院日誌、南廣大事記和工作簡報；
（8）向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料等；
（9）上級部門直接發至學院各單位的檔案，如涉及到學院全域性的，應交院長辦公室由機要員登記，由分管院領導批示後再下發辦理。
第五章 檔案立卷與銷燬
第十四條 立卷要求
（1）檔案立卷應按內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔；
（2）按立卷要求分卷裝訂，寫明案卷標題，卷內檔案以時間順序排列，列好案卷目錄，清點案卷無誤後方可歸檔；
（3）立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性；
（4）要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔；
（5）上年度形成的檔案材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。
第十五條 檔案的銷燬
（1） 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，院長辦公室機要員應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續；
（2） 經稽核同意銷燬的檔案，應由機要員和院辦主任在場負責銷燬。
第六章 檔案傳閱
第十六條 傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍或公共場所。
第十七條 閱讀檔案應抓緊時間，不影響他人傳閱，當天閱後應簽名以示負責。如有：“提示”、“擬辦意見”，院長辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求辦理有關事宜。
第十八條 閱文時不得抄錄全文，以防洩密。
第十九條 不得任意取走資料夾中任何檔案，如確工作需要，要辦理借閱手續。
第二十條 檔案閱完後，應送交機要員，避免橫傳，以便保管。
第二十一條 對於緊急檔案要速閱速辦。
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