erp系統作業流程及崗位責任管理制度
第一章總 則
第一條 為規範erp系統的管理，特制定本制度。
第二條erp系統各崗位人員的職責管理除有公司有特殊規定外，皆按本制度執行。
第三條erp系統各崗位的考核將以本制度為依據，納入公司kpi目標考核體系。
第四條erp系統分為系統系統基礎管理、銷售管理、採購管理、倉存管理、車間生產管理、計劃管理、財務管理七大類模組，每個模組對應一個部門主管，為該模組總負責人。根據系統職能的設定，對各模組終端使用者職責進行界定。
第五條erp專案實施小組由各模組部門資料輸入及稽核人員、主管、erp系統主管及公司領導層組成，對整個erp專案的實施負總責。其中專案領導小組由生產副助理任組長，各部門經理組成專案領導小組，對專案的實施負領導責任，通過調配和協調各項資源為系統實施成功提供保障。erp系統主管負責協調解決各模組運作過程中遇到的各種問題，為專案的實施提供技術支援和保障，提供系統二次開發；
第六條各部門主管是本模組的部門負責人，負責聯絡erp主管解決本模組最終操作使用者提出的與系統有關的所有問題。
第七條各部門主管必須結合本部門情況組織制定出本模組操作規範，說明本模組主要業務流程、各流程操作步驟、各程序操作方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用於各崗位操作手冊和培訓新進員工，並在使用過程中使系統不斷趨向完善。
第八條終端使用者在操作過程中如遇到問題應先查詢操作手冊，如不能解決，再聯絡部門主管和erp系統主管解決，解決問題後將新的問題和解決方法加入操作手冊。
第九條erp系統是一項管理的系統工程，具有高度上下級的關聯性，erp系統各崗位人員都同時是上層資料的使用者又是下層資料的提供者。對上層資料，如發現錯誤必須向相關人員報告並暫停與此有關的工作，並跟蹤問題解決情況，直至資料正確；同時做好自己這部分資料，為下層操作人員提供服務，解答下層資料使用者提出的質疑，確保資料正確。所有人員如發現錯誤不能知錯不報、將錯就錯，使錯誤擴散。如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，並採取相應措施及時糾正；
第十條erp系統各崗位人員應保管好自己的許可權，如因帳號和密碼被人盜用造成資料錯誤的，所造成的後果由本人承當。
第十一條erp系統各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統，避免佔用系統模組站點，同時避免賬號被他人使用。如因此而造成資料錯誤，視為其本人失誤，並承當一切後果。
第十二條 erp系統各級相關人員，均應嚴格遵守本規則各項規定。
第二章崗位說明
第十三條 系統基礎管理模組（erp實施小組）
（一）系統基礎管理模組—erp實施小組長
主要職責：
1、負責制定物料編碼規則、物料資料相關重要屬性的設定總體方案；
2、稽核並簽字確認本模組所有作為系統輸入依據的基礎檔案，包括物料編碼檔案、物料資料檔案、物料bom檔案、單位換算系統檔案等；
3、負責制定、完善物料資料和物料清單資料的修改增加操作流程，編寫流程圖，併發放到部門各崗位執行，包括物料編碼的增加處理流程、換算係數的改變處理流程、新舊材料的更替處理流程、新舊產品bom處理流程等；
4、對於物料資料表中的物料屬性（自制、外購）、倉庫、財務科目、提前期、生產型別、生產工藝路線、檢驗方案方式等部分以及物料bom表中損耗率、工序屬性部分，負責聯絡或指導終端使用者聯絡各相關部門提供其相關資料完成設定；
5、分配、指導、監督物料系統資料管理員的工作，檢查物料資料和物料清單資料的正確性，發現錯誤及時指導糾正；
6、協助做好kpi考核工作；
（二）、系統設定資料—研發部經理
1、負責制定或者收集物料編碼、單位換算系統檔案、bom層次設定方案和工藝路線、生產損耗，並提供給系統設定資料管理員執行；
2、負責在有新產品、新物料或須修改資料時，必須在一個工作日內收集資料並提供給系統資料管理員輸入、修改資料；
（三）、系統設定管理--資料組文員
主要職責：
1、負責依據系統資料提供員簽發的物料編碼檔案，部門主管簽發的物料資料重要屬性的設定方案，以及其他使用者確認的物料資料檔案，輸入、修改系統各項物料資料及其屬性，並保證錄入無誤；
2、負責依據系統資料提供員簽發的單位換算系統檔案輸入、修改各項物料不同單位間的換算係數；
3、不能隨意改變各項物料資料、物料屬性以及換算係數；
4、保證資料的及時性、準確性，當有新的編碼以及換算系統改變時，及時通知採購部、生產部、銷售部等各相關部門；
5、當收到採購部、生產部、生管部的物料資料錯誤置疑通知（郵件、書面）後，應在提出置疑部門要求的時間內查清情況，如確有錯誤，應及時糾正，如無誤，應通知各部門，並說明情況；
6、負責根據系統資料提供員簽發的bom層次設定方案和工藝路線檔案，設定物料清單，及依據生產部提供的資料設定原材料、半成品的物料替代；；
7、保證物料bom與實際工藝清單的一致性，在收到清單或工藝修改書面通知後，及時修改物料清單並以系統中改變後的物料清單簽字確認後發放到生產部和倉庫等相關部門；
8、負責根據系統資料提供員簽發的工藝路線流程檔案，輸入、更新工作中心、裝置、工藝路線、工序等工藝資料；
9、新產品的完整父bom和子bom在接到資料提供員提供的完整資料後，必須在四個小時內完成錄入確認工作，並列印受控；
k/3工作流程：
1、收到系統資料提供員提供的各類基礎資料——錄入k/3系統——本人檢查確認——反饋給資料提供人員稽核確認——列印受控
2、系統資料提供人員必須提供的系統物料內容包括物料程式碼、物料名稱、詳細的物料規格、物料屬性、物料所屬倉庫、自制件來源、提前期、物料的生產型別、物料的工藝路線、檢驗方式、檢驗方案等；
3、系統提供員提供的物料bom單必須結構完整，最底層子項物料必須為外購件，自制件物料必須有一個或以上bom存在，物料父bom和子bom相巢狀.內容包括：版本號、子項物料單位用量、損耗率、物料替代等；
4、系統資料管理員對資料提供員提供的資料有監督職能，因系統資料提供員的資料不完整提供，要限期在半個工作日內更正提供，否則責任自己承擔；
系統業務功能名稱：基礎資料——物料、計量單位、bom維護、工程變更
合作部門：生管計劃部、生產部、物流部、品質部、財務部
第十四條 銷售管理模組（生產管理部）
（一）、銷售管理模組—生管部主管
主要職責：
1、負責制定客戶編碼、操作人員的工作分配；
2、制定、釋出、完善銷售管理基礎資料，增加修改流程、正常銷售處理流程、銷售退貨處理流程、編寫處理流程圖；
3、稽核並簽字確認本模組所有作為系統輸入依據的基礎檔案，包括客戶編碼、客戶資料、運輸提前期檔案等；
4、如有特殊情況或訂單變更時，應及時通知銷售訂單處理員；
5、指導、監督銷售資料管理員、銷售訂單處理員的工作，檢查銷售基礎資料的正確性，銷售訂單的正確性；
6、跟蹤銷售訂單執行情況，如有錯誤及時指導糾正；
（二）、銷售資料管理員
主要職責：
1、負責根據部門主管確認的客戶編碼、客戶資料等基礎資料的輸入、更新；
2、根據銷售管理部門主管稽核確認的銷售計劃輸入或修改銷售訂單；
3、每日於下班前必須將當天的銷售訂單交財務部，不能因自己的工作延誤影響財務的出貨對帳；
4、如發現物料資料、客戶資料不正確或有疑問，應及時通知相關人員要求在限期內處理，如沒有得到解決，應向模組的部門主管反應並等候相關指示；
5、保證資料的及時性、準確性，所有資料的更新修改應在接到通知後立即進行，並將修改結果知會相關人員，最多不能延誤超過半日，不能影響下層業務處理；
6、跟蹤訂單執行情況，監督、催促下游環節及時處理訂單，以免延誤，並及時將情況反饋給部主管；
k/3工作流程：
1、收到部門主管提供的銷售單——銷售訂單k/3系統錄入——本人檢查確認——反饋給部門主管稽核確認——列印交財務——通知下層使用者；
2、稽核確認的銷售訂單于不超過下一工作日通知下游物控人員處理；
系統業務功能名稱：基礎資料——客戶、銷售訂單處理
合作部門：工程部、財務部
第十五條 計劃管理模組 （生產管理部）
（一）、計劃資料管理員(——)
主要職責：
1、負責計劃運算方案、計劃展望期等計劃基礎資料的系統設定；
2、負責檢查計劃物料bom、關鍵物料清單的完整性、準確性；
3、負責依據部門主管簽發的月生產計劃、產品生產的優先順序、物料庫存情況制定合理的採購申請單，並在當天通知採購部門；
4、負責定期執行mrp物料需求運算，可以每兩個工作日進行一次，計算前應檢查銷售訂單、物料bom是否有遺漏或錯誤的，如發現問題必須馬上向工程部門、銷售資料管理員反映並要求更新，待資料正確無誤後在進行mrp運算；
5、計劃有變動時，及時調整並維護、重執行mrp物料需求計劃，並將調整結果向下遊使用者作正式的文字通知；
6、當收到下游採購部、生產任務管理員反饋的運算單據錯誤質疑通知後，有義務在第一時間積極配合要求部門查清問題，如有誤馬上協助解決；
系統業務功能名稱：物料需求計劃——方案設定、物料需求計劃——mrp計算、採購管理——採購申請；
合作部門：工程部、物流部、採購部
（二）、生產任務管理員；（——）
主要職責：
1、根據計劃資料管理員mrp計算生成的生產任務單，負責對任務單調整及完善,在確定無誤後下達生產任務單；
2、當天生成的生產任務單必須當天內完成下達，跟蹤生產任務單執行情況明細；
3、負責下達生產任務單自動生成的生產投料單的維護、稽核、列印工作；
4、發現上游mrp生成的生產任務單有錯誤或疑問的，生產任務管理員有義務向其相關人員提出，並要求在限期內配合解決
5、因產品bom錯誤不完整或不存在導致無法生成正確的生產投料單，必須通知工程部門在一個小時內立即更新；
系統業務功能名稱：生產任務管理——生產任務單、生產任務管理——生產投料單
合作部門：工程部、生產管理部
k/3工作流程：
1、每個工作日檢查上游銷售訂單及對應物料bom是否正確，然後對其作mrp運算——調整稽核生成的採購申請單——通知採購部門；
2、檢查生成的生產任務單——調整並下達生產任務單——維護稽核生產投料單——列印生產投料單——通知物流部門備料；
第十六條 採購管理模組（採購部）
（一）、採購管理模組--採購部主管
主要職責：
1、負責制定採購合同、委外加工合同、以及供應商編碼原則；
2、稽核並簽字確認本模組所有作為系統輸入依據的基礎檔案，包括供應商編碼、供應商資料等；
3、負責制定、完善本模組各項業務操作流程，包括正常採購、採購退貨，編寫流程圖；
4、提供供應商編碼檔案給採購訂單處理員，供應商編碼、稅率等發生改變時，應及時通知採購訂單處理員。
5、分配、指導、監督採購訂單處理員的工作，檢查供應商資料、採購訂單、委外加工單的正確性，發現錯誤及時指導糾正；
6、追蹤採購訂單執行情況，發現問題及時指導糾正；
7、協助做好kpi考核工作。
（二）、採購訂單處理員
主要職責：
1、負責根據部門主管簽發的供應商編碼、供應商資料，輸入、更新供應商資料；
2、對於新增加供應商應根據編碼原則進行編碼，確保編碼的一致性、統一性；
3、負責根據採購申請確定的採購訂單輸入、修改、列印、以及傳送物流財務部門；
4、當日交採購訂單、委外加工單給物流出入庫控制員，不能因自己的延誤影響物流物料的收發；
5、跟蹤採購訂單執行情況，對於不再執行的訂單和委外加工單應及時關閉；
6、如發現上層採購申請單不正確或有疑問，應及時通知生產管理配合解決，如沒有得到解決，應書面向部門主管報告，在有關錯誤解決後才能進行下一步工作；
7、如發現本層採購訂單、委外加工單有錯誤，馬上更正並以書面通知物流及財務部；
k/3工作流程：
1、收到簽發採購申請單——錄入k/3採購訂單——稽核列印訂單——傳送物流財務；
2、根據生產管理部mrp生成的委外加工單——調整並下達委外加工單；
系統業務功能名稱：採購管理——訂單處理、採購管理——採購申請，委外加工管理
合作部門：生產管理部、物流部、財務部
第十七條 倉庫管理模組（物流部）
（一）、倉存管理模組—物流部主管
主要職責：
1、負責制定倉庫編碼、庫存調整原則、庫存事務處理許可權分配表；
2、負責制定、完善倉儲資料增加修改流程，出入庫控制流程，庫存事務處理流程，倉庫盤點流程，庫存資料分析管理規則，編寫、釋出、更新流程圖；
3、稽核並簽字確認本模組所有作為系統輸入依據的基礎檔案，包括倉庫資料、庫存調整原因、庫存事務處理許可權檔案等；
4、確保物流暢通，提高庫存效率，降低庫存成本；
5、負責分配、指導、監督倉儲資料管理員的工作，確保庫存資料的準確、確保出入庫控制的及時性和準確性；
6、協助做好kpi考核工作。
（二）、倉庫資料管理員
主要職責：
1、根據部門主管簽發的倉庫資料檔案，輸入、更新系統倉庫基礎資料，當倉庫基礎資料發生改變時，應及時通知各相關部門；
2、在接到採購部門簽字確認後的採購訂單，物流收料、退料通知單和送貨單位送貨單後，當天輸入採購收貨數量完成（藍字、紅字）外購入庫單及其他入庫單，並確認稽核、列印交財務部；
3、在接到物流收料通知單和加工單位送貨單後，當日完成委外加工物料入庫，並確認稽核、列印交財務部門；
4、在接到經生產或其他使用部門簽字確認的生產投料單、退料單、物料領用通知後，當日輸入完成（藍字、紅字）生產發料單、其他出庫單並稽核；
5、接到生產管理部門簽發的發貨通知單後，一個小時內輸入銷售出庫單，並確認稽核、列印交財務部門，不能因延誤影響銷售出庫；
6、如發現自身操作失誤應及時通知受影響部門，並採取相應措施及時糾正；
7、所有操作須在接到通知後半日內執行，不能影響各項出入庫業務，造成公司經濟損失；
8、如發現倉儲基礎資料、物料基礎資料、發貨通知單、採購訂單、生產投料單、生產物料報廢單不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得到解決，應書面向部門主管反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。
9、在接到經各有關部門簽字確認的車間成品入庫單後，作庫存轉移，將成品從收貨倉調入成品庫，樣品散數調入樣品庫，操作及時準確；
10、以上各項操作要謹慎，否則會影響系統各項庫存的準確性；
11、負責每月月初核對實際庫存與系統庫存，發現錯誤應根據庫存歷史資料管理員提供的上月庫存歷史資料和倉管員提供的倉庫進出資料，找出原因記錄備案並報告部門主管；
12、照各個物料的盤點週期，倉庫管理員定期對各倉庫進行盤點，倉庫資料管理員在遵照系統盤點作業流程盤點前稽核所有倉存單據備份帳存資料，列印盤點表交倉管員物料盤點；
系統業務功能名稱：倉存管理——入庫、出庫、調撥、盤點
合作部門：生產部、採購部、生產管理部、財務部
第十八條 車間管理模組 （生產部）
（一）、生產管理模組—生產部經理
主要職責：
1、稽核並簽字確認本模組所有作為系統輸入依據的資源清單、生產工序、工作中心，工藝流程檔案等基礎資料；
2、負責制定、完善基礎資料增加修改處理流程、工序計劃流程，編寫、釋出、更新流程圖；
3、傳送經計劃管理員確認的生產任務單至生產工序派工單，並跟蹤派工計劃執行情況，發現錯誤及時與計劃部溝通，共同解決指導糾正；
4、確認和傳送半成品、成品的生產任務至工序彙報單，並跟蹤執行情況；
5、分配、指導、監督、生產流程控制員的工作及工作結果，包括生產訂單、原材料領用、成品入庫的正確性和及時性；
6、協助做好kpi考核工作。
（二）、生產流程控制員
主要職責：
1、負責根據生產管理部門簽發的生產任務單進行工序排程；
2、根據成品入庫交接單輸入產品入庫數量，報告完成生產任務單，完成系統產品入庫；
3、在生產任務單報告完成後，反衝原材料；
4、以上操作應及時進行、準確，不能因自身的延誤影響產品庫存、產品入庫和銷售發貨；
5、定時對比車間實際庫存與系統庫存，發現錯誤及時報告部門主管，必要時申請庫存事務盤點處理；
6、在執行過程中如發現物料清單、物料編碼、倉庫、庫存等有問題時應及時上報部門主管，或及時通知相關部門，如發現沒有得到及時解決應上報專案組採取措施；
7、每天及時校對材料領用數量、成品入庫數量、工序派工單執行進度情況，如發現錯誤應及時找出原因記錄備案，並及時糾正。
（三）、車間資料管理員
主要職責：
1、負責根據生產任務單輸入、更新工序計劃單，並正派或倒排計劃單後稽核確認；
2、根據排產的計劃單錄入工序派工單，稽核下發工序派工給相關工作中心；
3、在派工序計劃執行完畢後提供工序彙報給生產流程控制員，根據實際使用情況，完成物料退庫；
4、如發現物料基礎資料、倉儲基礎資料不正確或有疑問，應及時通知相關人員，如沒有得到解決，應書面向專案組反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤；
5、定期提供派工執行進度表、工序彙報明細表、工序在製品統計表、月工序執行統計表給生產部門主管，便於生產主管控制整個生產進度；
6、所有操作要及時、準確，不能影響原料庫存、原材料領用、生產活動。
系統業務功能名稱：車間管理、生產任務管理、倉庫管理
合作部門：生產技術部、物流部、生產管理部
第十九條 財務管理模組 （財務部）
（一）、總賬管理員—財務部主管
主要職責：
1、負責總賬模組的科目維護更新，分帳設定管理；
2、檢查每日事務處理，並將整合事務處理過帳到財務模組核對科目總賬；
3、結算會計期間，列印資產負債表、損益表等財務報表；
4、指導其他崗位的日常操作，檢查錯誤日誌，和it部相關人員解決問題；
5、提出財務管理報表規劃；
6、針對實施過程中出現的問題，結合k/3的特點，提出合適的財務解決方案，並能促進該方案的順利執行；
7、就生產、採購、銷售過程中的問題提出意見，與相關部門保持有效溝通以達到解決問題的目的；
8、維護更新部門操作手冊。
（三）、成本控制員
主要職責：
1、制定公司成本核算管理制度；
2、維護成本核算要素，如系統價格，生產成本，費用歸集方案；
3、及時過帳生產事務處理並檢查整合結果；
4、及時就生產結果中出現的異常情況提出意見並跟進解決過程；
5、指導公司報廢物料過程及在系統中的資料歸集。
（四）、應付賬款管理員
主要職責：
1、負責稽核採購訂單的價格，並維護系統物料採購單價；
2、及時跟進採購員和收貨部門處理已收貨的記錄；
3、每月至少一次檢查系統中收貨金額是否已被正確過帳至財務事務處理；
4、月結時跟進採購員和收貨部門出具已處理的收貨單、未處理但已收貨的收貨單報告；
5、及時檢查收貨記錄處理後資料整合的正確性，及時錄入已處理的收貨記錄對應的進項稅暫估；
6、檢查對各供應商應付賬餘額，確保能反映真實的往來。
（五）、應收賬款管理員
主要職責：
1、負責稽核結算單的單價、扣點、金額等，發現錯誤及時通知銷售訂單處理員，並指導糾正；
2、及時列印銷售發票，間隔期不超過1天；
3、及時處理已交貨的銷售訂單；
4、過賬整合銷售資料至財務子系統；
5、及時處理應收賬款：根據客戶匯款，輸入客戶回款，並及時分配回款至各銷售發票，不能因自己的延誤造成銷售訂單被凍結；發票管理，銷售更正處理，保證客戶餘額的準確性；
6、每日對帳並存檔，發現問題及時解決、糾正；
7、如發現財務基礎資料不正確或有疑問，應及時通知財務資料管理員，如沒有得到解決，應書面向專案組反應，不能知錯不報、將錯就錯，進一步造成下層結果錯誤。
系統業務功能：總帳、報表、應收款管理、應付款管理、固定資產管理
合作部門：生產管理部、採購部、物流部、生產部
第二十條 系統管理
（一）、erp工程師
主要職責：
1、負責系統許可權分配；
2、負責系統日常管理、維護和備份（見k/3日常維護操作手冊、計算機系統維護及備份操作手冊）；
3、負責解答其它使用者按程式提交的技術性問題；
4、協助其它部門主管制定各種方案、制度；
5、負責協調公司內部資源，控制專案進度，配合各部門主管推進系統實施；
6、根據管理需要進行系統二次開發；
第三章危機預防及應急處理辦法
第二十一條資料備份：it部必須定期進行相關資料備份，每天做一次增量備份、每星期做一次完整備份、每月一次歸檔備份並驗證備份資料的正確性；完全備份和歸檔備份資料必須和系統分開存放。
第二十二條it部定期檢查伺服器等關鍵裝置執行情況，做好執行日誌記錄，發現問題要及時處理；同時通過對關鍵部件採用冗餘技術，保證系統穩定執行及資料安全；
第二十三條在發生系統故障或突發事件發生時，it部必須在第一時間把相關情況向上級彙報並通知各有關部門採取措施降低由此造成的影響和損失；it部必須根據當時具體情況制定計劃儘快恢復系統執行。
第二十四條各相關職能部門在收到it部故障或突發事件通知後，必須組織本部門相關人員就有關事項做出安排，手工解決與系統有關單據處理，待系統恢復正常執行後將手工單據重新輸入到系統；
第二十五條涉及其他如操作流程調整、業務流程重組等情況，必須首先保證內部各環節的正常運轉,特別是不能讓生產線停工待料；然後由it部門牽頭組織各相關部門會議討論決定相關解決辦法並實施。
第四章獎懲辦法
第二十六條各崗位以一百分為基數進行考核，最終得分為erp考核分數乘以erp考核佔kpi考核的權重的值。
第二十七條 各崗位人員不按操作規則執行而造成錯誤的，每次扣10分。
第二十八條 各崗位人員因操作時不仔細、不認真而造成錯誤的每次扣5分。
第二十九條各崗位人員由於沒有按規定對系統資料進行檢查而導致錯誤沒有及時被發現的每次扣5分。
第三十 條各崗位人員如發現其他人員提供的資料錯誤卻沒有反饋到相關人員或專案組，導致錯誤延續的，每次扣5分。
第三十一條各崗位人員如沒有在規定時限內對其他人員按《erp問題處理流程》提出的問題進行處理而導致錯誤延續或擴散的，每次扣5分。
第三十二條由於沒有及時制定有關資料流程或其它與系統執行相關的處理原則、方案而導致系統不能正常執行的，每次扣5分。
第三十三條 對所有被處罰當事人的直接領導按以上系統的50％處罰。
第三十四條建立激勵機制，針對各使用者的工作情況由專案組分別設立一個激勵基數，與年終獎掛鉤，以此激勵大家的積極性和責任感。
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