一、檔案材料的收集管理
1、公司指定專人負責檔案材料的管理。
2、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的檔案材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議檔案由行政部收集。
二、歸檔範圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
5、本公司職工的個人檔案、勞動合同、工資、福利方面的檔案材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
三、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯絡,區別不同的價值,便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中,應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列,密不可分的檔案材料應依序排列在一起,即批覆在前,請示在後;正件在前,附件在後;其它檔案材料依其形成規律或特點,應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
四、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求,將檔案材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
4、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。
5、結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷燬。
五、檔案的利用
1、公司檔案借閱。
2、檔案借閱的最長期限為一週;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。
3、公司檔案只有公司內部人員可以複製,複製者都要填寫《機密檔案複製單》,報主管人員批准後,方可複製。其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准;受控文件的借閱要由總經理簽字批准。
4、必須嚴格保密,不準洩露檔案材料內容,如發現遺失必須及時彙報,追究當事人責任。
5、不準拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等;不得任意摘抄或複製案卷內容,如確有需要,必須經總經理批准才能摘抄或複製。
6、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
7、不準轉借,必須專人專用。
8、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
六、檔案銷燬管理
1、對已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊,經相關領導共同鑑定,報總經理批准後,按規定銷燬。
2、經批准銷燬的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷燬,以免誤毀。
3、銷燬檔案必須在指定地點進行,並指派專人監銷,檔案銷燬後,監銷人應在銷燬註冊上簽字。
職責
1.負責企業檔案的處理、資料整理以及各類會議記錄和資料等的整理工作;
2.根據檔案管理相關規定,負責企業所有檔案及技術資料的整理、分類、編號、登記以及歸檔工作;
3.負責檔案、資料的調借、查閱工作;
4.負責檢查入庫或到期歸還檔案資料的完整性,發現問題及時報告處理;
5.按照有關規定,對檔案進行例行的保養、管理或銷燬;
6.利用專業檔案管理軟體或辦公軟體等工具進行檔案管理資訊化工作;
任職條件
1.大專以上學歷;
2.具備1年以上相關工作經驗優先錄取;
3.熟悉檔案管理的具體流程和方法;
4.具備保密意識和能力;
5.具有較強的學習能力;
6.工作認真、細緻,具備條理性;
職責:
1、按照國家、行業和集團文件管理相關要求,編制檔案整理操作細則,對已歸檔的檔案材料進行整理、核對、檢查和立卷,對存在毀壞風險的檔案進行修復;對檔案實體進行處理(包括但不限於:編制卷內檔案目錄、填寫備考表、編頁號、製作封面標籤和脊背標籤、裝盒、裝訂);
2、對完成整理的所有檔案建立機讀目錄(案卷級、檔案級);完成檔案實體檔案的數字化工作;
3、對完成整理的所有檔案上架、建立位置索引和檔案庫房日常管理;
4、領導交辦的其他工作。
任職資格:
1、大專及以上學歷。
2、具備1年以上的檔案或檔案管理的工作經驗,具備核電檔案管理經驗者優先。
3、熟練掌握辦公系統及軟體。
4、抗壓能力好,溝通能力較強,具備一定的文字功底。
職責:
1、負責人事部檔案檔案的歸檔、移交、借閱管理;
2、負責資料的管理,檔案的處理;
3、負責會議紀要、周工作計劃、月度工作簡報等公文整理;
4、完成上級交辦的其他任務。
任職要求:
1、有相關工作經驗優先,無經驗者可帶薪培訓
2、具有一定的文字表達能力,操作能力,協調能力
3、穩重,責任心強,細心,理性羅輯思維
職責:
1、負責各類檔案資料的登記,做好各類檔案資料的接收、整理、保管和統計工作;保證檔案資料的齊全、完整、系統;
2、負責檔案資料的借閱,根據需要編制必要的檢索工作和參考資料,為各部門的檔案查閱提供方便,認真做好借閱記錄;
3、定期清查檔案,及時催討借出的檔案,做到檔案資料與檔案目錄相符;
4、遵守公司保密的規定,維護密級檔案的安全,嚴守機密,不得在檔案以外的其他地方整理資料,更不得把資料帶出公司;
5、完成領導交辦的其他工作。
崗位要求:
1、全日制本科及以上學歷,檔案管理相關專業;
2、有房地產公司檔案管理或房地產專案檔案管理工作經驗2年以上;
3、熟練操作檔案管理系統;
4、責任心強,做事認真,仔細。
職責:
1、根據公司檔案管理相關規定,負責檔案的歸檔、整理、保管、發放、借閱、銷燬等工作
2、負責檔案室設施的管理與維護
3、負責協助公司檔案管理相關制度的完善
4、負責公司辦公用品的管理
5、負責與快遞公司聯絡、對賬等相關事宜
6、完成上級交辦的其他工作任務
崗位要求:
1、大專以上學歷、熟悉檔案管理辦法;
2、熟悉檔案的登記、列印、裝訂、分發;
3、具有良好的職業道德和職業素養,保密性強;
4、能夠熟練使用各種OFFICE、EXCEL等軟體;
5、瞭解IATF16949質量管理體系和ISO14001環境管理體系
1、負責對送達機要檔案的簽收、登記、分發及歸檔管理工作;
2、負責制訂完善集團各類檔案管理制度,並指導各控股控制企業完善檔案管理工作;
3、負責印章的刻印、保管、銷燬、使用、借用管理工作,建立印章管理臺賬並及時維護更新;
4、負責公司各種型別檔案的管理,包括接收、分類、整理、歸檔、借閱、銷燬等工作;
5、負責做好檔案資料庫維護、檔案資訊化管理體系搭建;
6、負責組織公司保密工作會議記錄,收發保密工作檔案、保密工作檔案的建立與管理,涉密載體的管理;
7、負責應急管理與安全保衛工作,制定安全防火制度,負責公司防火、防盜等安全保衛工作,安排節假日的值班;
8、完成其他領導交辦的任務。
1、認真貫徹黨和國家及 上級主管部門關於檔案工作的法律法規及有關政策。制定檔案的工作計劃,進行工作總結,指導,監督,檢查。
2、按照《檔案管理工作規範條例》,負責對各類檔案的接收,分類,編目,編制,檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要進行登記,並負責定期追還歸檔,確保檔案齊全,完整。
3、按照《檔案庫房管理制度》要求,做好“八防”工作,定期檢查舊檔案,確保檔案材料安全。
4、積極開展檔案知識宣傳工作,增強全體幹部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑑定並負責向主管領導彙報處理。
5、積極做好檔案資訊資源的開發工作,不斷提高工作質量和工作效率。
6、樹立和加強保密觀念,做好檔案,資料,檔案的保密,保管工作。
一、法務部內部檔案的歸檔、整理和維護;
二、負責有關法律訴訟仲裁案件的資料整理與準備;
三、相關法律文書的整理,合同起草;
四、部門領導交辦的其他事務工作。
1 . 負責企業檔案的處理、資料整理以及各類會議記錄和資料等的整理工作;
2 . 根據檔案管理相關規定,負責企業所有檔案及技術資料的整理、分類、編號、登記以及歸檔工作;3.負責檔案、資料的調借、查閱工作;
4 . 負責檢查入庫或到期歸還檔案資料的完整性,發現問題及時報告處理;
5 . 按照有關規定,對檔案進行例行的保養、管理或銷燬;
7.遵守國家和公司的保密規定及有關規程;
8.做好公司領導臨時交辦的事項;
9.熟悉計算機辦公軟體的使用。
檔案管理體系建設,負責集團檔案管理制度體系的建設和更新;
檔案管理資訊系統維護,負責集團檔案管理資訊系統應用維護;
集團檔案管理,負責集團檔案的日常管理,負責檔案室設施、裝置保管維護。對集團總部各類檔案開展收集、分類、整理、歸檔、檔案利用歸還更新、組織鑑定銷燬工作,確保檔案資料的完整性、安全性。
檔案日常管理,對各事業部、職能部門的檔案管理工作提供指導、建議和支援,並監督其管理的工作,定期進行檔案的檢查並提供整改建議並進行監督檢查。
公司公章管理與使用。完成集團簽章業務並做好集團電子印章業務的應用推廣。
其他董辦日常工作事務。
1、宣傳和貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和法律、法規。結合本局工作實際,制定檔案工作各項規章制度;擬定全區及本局檔案事業綜合規劃和專項計劃,並組織實施。
2、對本局各部室檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行監督和指導。
3、集中統一管理本局各種門類和載體的檔案資料。
4、對下級社保經辦機構的檔案工作進行監督和指導,並組織開展檔案專業培訓。
5、做好檔案利用服務工作,編制檔案檢索工具,積極提供利用。
6、開發檔案資訊資源,編研參考資料,為領導決策、機關建設服務。
7、做好檔案統計工作,按規定報送上級部門和自治區檔案局。
8、組織進行檔案價值鑑定。
9、按規定向自治區檔案局移交檔案。
10、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
1、負責本單位檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。
2、堅持平時整理。根據本單位不同種類檔案材料的形成特徵,制定案卷類目,合理分類存放,便於利用和歸檔。
3、歸檔案卷做到頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。
4、保管好本公司歸檔的案卷,注意檔案材料的安全和保密。
5、按要求對檔案進行分類、整理、編目,並編制檢索工具,能應要求快速、準確地查詢所需檔案。
1、驗收各部門歸檔的檔案並稽核;
2、及時登記錄入歸檔檔案資訊;
3、檔案和文字材料分類組成案卷,保護檔案材料的完整與安全;
4、辦理檔案借閱手續;
5、領導交辦的其他工作事項。
1. 負責收集公司分散在各個部門和個人手中的檔案、資料集中起來,經過整理、立卷、當檔儲存;
2. 做好公司立卷檔案的鑑定和儲存期限;
3. 負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷燬等情況隨時以表冊、數字形式,進行登記和統計;
4. 負責保管檔案系統完整和安全;
5. 負責編集檔案檔案資料彙集、編制目錄、卡片、索引等;
6. 負責建立檔案借閱管理制度;
7. 遵守國家和公司的保密規定及有關規程;
8. 做好公司領導臨時交辦的事項;
9. 熟悉計算機的使用。
1、集團不動產物業專項維修或改建工程專案管理;
2、集團各辦事處裝修工程的專案管理;
3、協同市場部制定辦事處形象標準手冊;
4、參與並評審裝修工程方面的設計交底和圖紙會審、報價稽核工作,包括實地測算工程量;
5、稽核施工單位編制的施工組織設計,並結合專案的實際情況,稽核工程施工總進度計劃和裝置材料計劃;
6、驗收隱蔽工序,重點部位、關鍵工序、特殊工序施工時進行旁站監督,保證施工質量;
7、按照施工驗收規範和質量檢驗評定標準,進行質量檢驗評定工作並督促施工單位相關竣工資料彙集;
8、參與審查工程竣工驗收工作;
1、檔案整理分類排序;
2、按照分類和排序的內容用掃描器掃描;
3、掃描好之後的圖片用PS或別的圖片處理工具把圖片清晰化;
4、根據圖片的內容錄入文字;
1、售後工單整理及歸檔;
2、售後工單資訊準確性核對;
3、其他各類報表檔案整理及提交;
4、檔案/檔案/資料管理;
5、資料質量監督;
6、客戶資料的核查與反饋;
7、上級安排的其他事務。
1、負責健全公司檔案管理制度和標準,負責公司檔案管理流程的建立、實施和優化;
2、負責收集/接收公司各部門的各類檔案;
3、負責行政部會議紀要、周工作計劃、月度工作簡報等公文收集、整理及彙總;
4、負責企業相關資質維護管理及申報的工作;
5、負責各部門檔案的整理、分類、建檔、歸檔工作的管理;
6、負責劃分文書檔案的密級和保管期限;