提高公文寫作的幾點感言大綱
一、注意積累資料,是提高公文寫作質量的“奠基石”
廣泛佔有資料是寫好公文的基礎,是提高公文寫作質量的前提。佔有資料要日積月累。積累資料有兩種途徑:一種是從工作和生活中收集“第一手資料”;另一種是從檔案和有關材料中獲取“第二手資料”。收集、獲取資料,要立足於本部門、本單位,著眼於本行業、本系統,關注社會有關情況,遵循適度、有用原則,廣泛採集感性與理性資料、現實與歷史資料、直接與間接資料、正面與反面資料。收集資料的方法,就是要用好“兩把刀、一支筆”。所謂兩把刀:一把是“機械剪刀”,剪貼報刊等資料;一把是“電子剪刀”,剪輯網上資料。所謂一支筆:就是採取摘錄、提要、心得式的筆記方法,摘錄文電資料,記錄會議講話等。積累資料的訣竅:一是多讀偉人傳。從偉人傳中認識偉人、領悟偉人的處事招術,從中得到啟迪,提高觀察問題、分析問題、處理問題和解決問題的能力。二是多看上級機關檔案。從上級機關的檔案中學習公文寫作知識,熟悉公文寫作規範,提高思維層次。三是多學本職業務知識和有關政策法規。通過持之以恆的學習,不斷豐富業務知識,提高政策法規水平,熟練掌握有關標準制度。四是注意留心身邊素材,參加集中學習、開會,日常工作交流,參與有關活動等,要注意留心聽記領導的講話、同志的發言,善於對比分析和思考歸納。只要能持之以恆做到上述“三多一注意”,久而久之,寫作公文時就能達到運用自如、“信手拈來”的熟練程度,製作的公文質量也就可以不斷提高了。
二、正確理解意圖,是提高公文寫作質量的“定位鍵”
正確理解意圖,包括瞭解熟悉上級領導機關意圖,準確把握本級領導意圖。上級領導機關和本級領導意圖,是指上級機關和本級領導關於某項工作的指導方針、總體部署、基本要求和大致思路,是各級機關履行職能、開展工作的基本依據。起草公文要完整準確地體現領導意圖,必須注意以下三點:一是要完整準確地把握領導意圖。要做到這一點,平時就要注意學習領會上級機關的有關指示精神,熟悉有關工作部署和要求,善於站在上級、領導和全域性的角度觀察問題、分析問題、思考問題。二是要創造性地體現領導意圖。由於上級機關的指示精神有時是指導性、原則性的,加之領導在考慮成熟某個問題前,其意見想法有時還不連貫、不集中、不清晰,因此,起草公文時要善於把握領導意圖的精神實質,進行必要的提煉、概括、完善、拓展、創新,做到融會貫通。三是要善於拾遺補缺。“拾遺補缺”是指在起草公文和整理領導講話時,要完整準確地歸納整理領導意圖。尤其是整理領導的即席講話,有的沒有明確的標題,有的只是要點,這類講話往往有的是“半截子話”。這就需要整理者提煉標題,調整結構,補充內容,修正語句,規範口語,做到既不偏離領導講話的主旨,又要高於領導即席講話的“水平”,這才是寫作者的高招。
三、重視寫好提綱,是提高公文寫作質量的“關節點”
公文的構成與寫作通常包括“四大要素”、“五大步驟”。“四大要素”,即公文的主旨、材料、結構、語言;“五大步驟”,即精心設計提綱-認真擬製標題-劃好層次段落-巧設過渡照應-斟酌開頭結尾。其中最重要的是“精心設計提綱”。寫提綱,就是搭建公文構成中的“骨骼框架”,是公文作者思路要點的文字型現形式,是公文的間架結構和思想內容的“藍圖”。提高公文寫作質量,強調重在寫好提綱,目的是便於在寫作時按“綱”行文,一氣呵成,形成邏輯性較強的文脈。寫提綱好比“修房子”,只要把框架搭好,再砌磚和裝飾就不難了。寫好提綱猶如“編筐與裝糧”,只要把“筐編好”,按順序擺放整齊,再往裡面“裝大米、小麥”就很方便了。根據不同的時限和文種要求,公文寫作提綱可分為三類:
(1)粗綱,只簡略標出公文的層次段落和各部分之間的大致關係。
(2)細綱,除粗綱所標內容外,還要標出開頭結尾、過渡照應、層次段落的安排與處理;
(3)粗細綱,就是兩者的結合,將某些部分詳細列明,有些部分只用簡略語句加以概括。
公文提綱寫作方法:可採用“綱目設計法”,即首先使用序碼標識的方法,將全文分成若干部分,標出每一部分要寫的主要內容;然後採取劃分邏輯層次的方法,把各部分要敘述的具體內容用序碼標註出來。公文提綱寫作步驟:一是確定主旨,即要反映的主要問題。這一步實際就是寫主標題,是寫好提綱的關鍵。二是全面羅列素材,從素材中精心歸納提煉各層次的標題。精心提煉標題,既可大題小做,也可小題大做。無論採取哪種方式,都要注意標題必須涵蓋所要表達的內容。對標題的提煉,儘量採取“對稱”和“排比”等寫作手法,儘量使用短語,使其便於記憶。三是細分寫作層次。公文提綱越細,往往寫作質量就越高。寫作公文提綱時,儘量具體到一、二、三級標題以下各層次的內容,並對每一級標題下所要表述的內容都作相應的註明。
四、把握時質關係,是提高公文寫作質量的“調節器”
準確把握公文寫作時間與質量的關係,是提高公文寫作質量,充分發揮其有效性的重要環節。公文寫作尤其是機關公文寫作,有時是“上午交任務、下午要稿子”。這就要求公文作者必須注意把握時間與質量的關係。當時間比較充足時,要以公文寫作質量為主,在質量上多下功夫,多作修改,做到“該出手時才出手”。當時間比較倉促時,要以文章的完整性為主,採取趕寫“急就篇”的方法,以最快的速度寫出一份提綱挈領式的草稿,爾後如有時間再回頭充實材料、修改語句。當時間特別緊急時,可採取壓縮內容結構(如改“三段式”結構為“兩段式”結構等、巧設過渡方式緊急收尾等措施,儘量做到在規定的時限內拿出一份完整的文字材料,不能交“半篇文章”。特別是寫作時效性較強的請示和新聞性、動態性簡報等,更要注意公文寫作的時效性,避免錯失解決問題、反映情況的良機和新聞變“舊聞”的現象。
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