會議禮儀:完善的會議組織工作
所謂會議,亦稱聚會,是指將人們組織起來,在一起研究、討論有關問題的一種社會活動方式。會前準備階段,要進行的組織準備工作大體上有如下四項。
(1)擬定會議主題。會議的主題,即會議的指導思想。會議的形式、內容、任務、議程、期限、出席人員等,都只有在會議的主題確定下來之後,才可以據此一一加以確定。
(2)擬發會議通知。它應包括以下六項:一是標題,它重點交待會議名稱。二是主題與內容,這是對會議宗旨的介紹。三是會期,應明確會議的起止時間。四是報到的時間與地點,對交通路線,特別要交待清楚。五是會議的出席物件,如物件可選派,則應規定具體條件。六是會議要求,它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備,以及差旅費報銷和其他費用問題。
(3)起草會議檔案。會議所用的各項檔案材料,均應於會前準備完成。其中的主要材料,還應做到與會者人手一份。需要認真準備的會議檔案材料,最主要的當數開幕詞、閉幕詞和主題報告。要安排好與會者的招待工作。對於交通、膳宿、醫療、保衛等方面的具體工作,應精心、妥當地做好準備。要佈置好會場。不應使其過大,顯得空曠無人;也不可使之過小,弄得擁擠不堪。對必用的音響、照明、空調、投影、攝像裝置,事先要認真除錯。需用的文具、飲料,亦應預備齊全。要安排好座次。
(4)排列主席臺上的座次,我國目前的慣例是:前排高於後排,中央高於兩側,左座高於右座。凡屬重要會議,在主席臺上每位就座者身前的桌子上,應先擺放好寫有其本人姓名的桌籤。排列聽眾席的座次,目前主要有兩種方法。一是按指定區域統一就座。二是自由就座。在會議進行階段,會議的組織準備者要做的主要工作,大體上可分為三項。進行例行服務工作。在會場之外,應安排專人迎送、引導、陪同與會人員。對與會的年老體弱者,還須進行重點照顧。此外,必要時還應為與會者安排一定的文體娛樂活動。在會場之內,則應當對與會者應有求必應,聞過即改,儘可能地滿足其一切正當要求。精心編寫會議簡報,舉行會期較長的大中型會議,依例應編寫會議簡報。認真做好會議記錄。凡重要會議,不論是全體大會,還是分組討論,都要進行必要的會議記錄。會議記錄,是由專人負責記錄會議內容的一種書面材料。會議名稱、時間、地點、人員、主持者、記錄在內。
在會議結束階段,一般的組織準備工作主要有以下三項。(1)形成可供傳達的會議檔案。(2)處理有關會議的檔案材料。(3)為與會者的返程提供方便。一般而言,與會人員在出席會議時應當嚴格遵守的會議紀律,主要有以下四項內容。1、規範著裝;2、嚴守時間;3、維護秩序;4、專心聽講。
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