公務員禮儀修養之語言禮儀規範4
(二)收文程式
收到公文後,基層公務員一定要按程式對其進行處理。
1.登記。各級行政機關在收到公文後,務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級檔案”、“下級檔案”、“需承辦檔案”、“一般性檔案”4個型別分類登記。登記內容包括收文序號、收文日期、來文單位、來文標題、密級、領導批示與承辦情況、歸卷號及備註等。收文登記時字跡要清晰工整,平件、密件要明確區分,急緩程度要嚴格分清。登記的基本要求是準確、詳實。
2.擬辦、批辦。擬辦即基層公務員在收到來文後提出初步的辦理方案或建議,供領導參考。擬辦意見應簡明扼要,並可隨同附上與來文有關的材料,交領導參看。
批辦即機關領導對需要辦理的公文進行批示,提出執行、辦理的原則與方法,並簽署姓名與日期。批辦要及時、迅速,批示的意見要明確、具體。
3.承辦。承辦即基層公務員根據領導批示意見,對公文的具體執行辦理。承辦時應當統籌規劃、妥善安排。要分清來文的主次緩急,有步驟有計劃地辦理,優先辦理重要的公文。一般而言,特急件應隨收隨辦,當時或當天辦結;急件也應隨收隨辦;限時處理的公文當以規定時間為限,不得拖延;其他一般公文也應儘快辦理。
4.催辦。催辦即對公文辦理的督促與檢查,主要是指在收到公文後,對本機關各承辦部門的公文處理工作進行監督與檢查。各級行政機關應建立健全機關公文催辦系統和催辦的登記、分層逐級彙報制度,以落實催辦工作。
信函禮儀
信函,是書信的正式稱呼。在人際交往中,信函是一種應用極為廣泛的書面交流形式。對於廣大基層公務員而言,信函在實際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此,每一位基層公務員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規範。
儘管公務信函和私人信函都屬於信函的一種,但由於適用範圍和使用目的大相徑庭,兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節擬就公務信函的格式和內容、回覆和儲存等方面需要嚴格遵守的規範要求作出具體闡述,並舉例說明特殊公務信函的書寫方法。
一、內容與格式
信函的最大功效和目的在於傳遞資訊,因此其內容必須完整無缺,其表述必須準確清楚,如果信函的內容不夠完整,表述不夠規範,甚至詞不達意,就難以準確有效地傳遞資訊,進而延誤公務的開展,而且耗費讀信者不必要的時間和精力。
而要使信函的內容完整無缺,表述準確清楚,關鍵一點就在於要嚴格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架,貫穿信函始末,支撐起所有的內容。沒有完整而準確的信函格式,信函就像是散了架的機器,沒有任何功效和意義。
公務信函的格式與私人信函大致相同。具體而言,可分為箋文格式和封文格式兩方面。
(一)箋文格式
箋文,即寫於信箋上的書信內容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。
1.抬頭。它是對收件人的稱呼,於信箋首行頂格書寫,並且單獨成行。基層公務員在書寫公務信函的抬頭時,通常適用的稱呼有如下幾類:一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼,例如“黃先生”、“耿同志”等,這類稱呼顯得較為自然;二是以姓氏加上職銜作為稱呼,例如“趙科長”、“林主任”等,這類稱呼多用於關係一般的交往雙方之間;三是以字號相稱,文人雅士多有字號,平輩之間採用字號稱呼是較為正規、講究的做法。
稱呼之前,可加一些適當的形容詞,如“尊敬的”、“敬愛的”等;稱呼之後亦可加一些適當的提稱詞。提稱詞多用於以書面語言寫成的信函中。使用提稱詞應注意使之與稱謂配合使用。例如對尊長應用“尊鑑”,對平輩應用“惠鑑”,對晚輩應用“青鑑”,對女性應用“涉鑑”,等等。
2.啟詞。啟詞是正文之前的開場白。既可表示客氣寒暄,也可提示寫信原因。啟詞應於抬頭之下另行空兩格書寫,一般應單獨成段。
公務信函的啟詞應力求篇幅簡短,不可過於囉嗦。採用“您好”一類的簡略啟詞可使之成為正文首句,而不必單獨成段。
3.正文。正文是書信的主體部分,是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀,正文可酌情分段,每段句首空兩格,轉行後頂格書寫。
正文雖是公務信函的“主心骨”,但亦應力求簡明扼要,以簡單的語言說全、說清書信的主旨。切忌囉囉嗦嗦、拖沓冗長,甚至詞不達意、文不對題。
正文的語言要求平實樸素但不失禮貌優雅。語言的樸實是基層公務員“人民公僕”形象的內在要求;語言的優雅則不僅體現著一個人的修養,而且也體現著對交往物件的尊重。如果語言過於粗俗、枯燥,不僅會使自己在交往物件眼中的形象受損,而且還會被懷疑不尊重對方。
4.祝詞。祝詞即寫信者在箋文結尾向收信者所表達的祝願、欽敬、勉慰之語。祝詞一般包括兩部分內容。一是應酬語,即箋文結尾特以一兩句話結束正文的語句。應酬語應當簡潔而自然。有時亦可同時再用一些敬語,以示謙恭,如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問候祝福語,即出於禮貌而對收信人所作的不可缺少的祝頌或問候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時應字斟句酌,具體物件具體對待。
祝詞的書寫格式要求較嚴。如果祝詞較多,可單獨成行,空兩格後書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫,其法有二:一是將“敬頌”、“敬請”一類詞單獨成行,前空四格,而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫;二是將“敬請”、“敬頌”一類詞置於正文末句之後,不另行書寫,則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。
5.落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應位於祝詞之後另起一行的右方。若有寫信者領導或同事的附問或寫信者對收信者領導或同事的致意,則應另起一行書寫,或直接寫於署名之後。
一般而言,日期應具體到年月日,有時可只寫月日。日期可寫於署名之後,只空一格;亦可另起一行,寫於署名的正下方。
6.附言。附言是寫信者對正文的補充。附言往往以“又”、“另”一類詞引出,或不寫引出詞,而以“又及”、“再及”一類詞結束。
附言應在署名與日期之後另起一行空兩格書寫,且不必分段。附言力求簡潔,無需另用信箋。切勿在信箋的上下左右亂寫附言,令人眼花繚亂而不知所云。
相關文章
-
公務員禮儀修養之語言禮儀規範 4
(二)收文程式收到公文後,基層公務員一定要按程式對其進行處理。1.登記。各級行政機關在收到公文後,務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按上級檔案、下級檔案、需承辦檔案、一般性檔案4個型別分類登記。登記內容包 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範14
二、交談的語言 語言是交談的載體,交談過程即語言的運用過程。語言運用是否準確恰當,直接影響著交談能否順利進行。因此,基層公務員在交談中要尤其注意語言的使用問題。 (一)平易通俗 基層公務員作為人民的公僕,自當以質樸 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範 14
二、交談的語言語言是交談的載體,交談過程即語言的運用過程。語言運用是否準確恰當,直接影響著交談能否順利進行。因此,基層公務員在交談中要尤其注意語言的使用問題。(一)平易通俗基層公務員作為人民的公僕,自當以質樸的形 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範4大綱
(二)收文程式 收到公文後,基層公務員一定要按程式對其進行處理。 1.登記。各級行政機關在收到公文後,務必要對所收公文進行登記。各種公文一般可按“上級檔案”、“下級檔案”、“需承辦檔案”、“一般性檔案”4個型別分 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範14大綱
二、交談的語言 語言是交談的載體,交談過程即語言的運用過程。語言運用是否準確恰當,直接影響著交談能否順利進行。因此,基層公務員在交談中要尤其注意語言的使用問題。 (一)平易通俗 基層公務員作為人民的公僕,自當以質樸 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範8
下面是聘才網小編為大家整理的2016年新學期紅領巾廣播稿,歡迎大家閱讀。 新學期紅領巾廣播稿【1】 (背景音樂:校園的早晨) A:隨著這歡快的開始曲,紅領巾廣播站又和大家見面了,我是主持人A B:我是主持人B A:本週是 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範2
一、公文的撰制 公文是國家行政機關的喉舌,也是聯絡政府與群眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規定和要求,任何疏漏都有可能耽誤公務的執行。 (一)內容要求 任何型別的公文,不論其發 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範3
(三)語言要求 公文的語言雖然只是一個形式的問題,但卻能影響公文的內容,對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤,都有可能影響對公文的理解和執行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範9
(三)公務名片 公務名片,即是指基層公務員正式使用於公務活動之中的名片。值得注意的是,身邊如果沒有公務名片,可用社交名片代替。但如果沒有社交名片,則不能用公務名片代替。可見公務名片有著很強的公務性規範。 一枚標準的 -
公務員禮儀修養之語言禮儀規範1
(一)談話禮儀 語言文字,是人類用以表達思想、交流情感、溝通訊息的特有工具。在日常工作與生活裡,基層公務員不僅需要具備一定的語言文字的使用能力,而且還必須以此作為自身最為重要的交際工具。 俗話說:“言為心聲”,“字如