日常打電話禮儀
在日常工作中,公司的工作人員掌握一些接聽電話的禮儀,日常打電話禮儀有哪些呢?下面是本站小編蒐集整理的一些內容,希望對你有幫助。
日常打電話禮儀打電話時,需注意以下幾點:
1、要選好時間。打電話時,如非重要事情,儘量避開受話人休息、用餐的時間,而且最好別在節假日打擾對方。
2、要掌握通話時間。打電話前,最好先想好要講的內容,以便節約通話時間,不要現想現說,“煲電話粥”,通常一次通話不應長於3分鐘,即所謂的“3分鐘原則”。
3、要態度友好。通話時不要大喊大叫,震耳欲聾。
4、要用語規範。通話之初,應先做自我介紹,不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉時,應說“勞駕”或“麻煩您”,不要認為這是理所應當的。
打電話的一些技巧
1、注意自己的聲音與心態。
電話只靠聲音傳達訊息,因此開口的第一句話,以及語調、語氣都相當重要。如果心無誠意,對方多少也能聽出來。接到電話應該專心聆聽,且把要點記下,切莫一邊聽一邊做其他工作。
2、通話以簡潔為主。
每一句話都要有適當的問隔,並且主旨明確,不要拖泥帶水,說了半天也沒有直入核心。養成在打電話之前,先寫下要點的習慣,就不會有這種現象。
3、避開電話的高峰時段。
若在對方的公司最忙碌的時段打電話給對方,會經常由於“通話中”而無法通話。因此,必須有一套避開電話高峰時段的方法。
一般公司的高峰時段是這樣的。上班後的一二小時內。午間休息後的一二小時內。即將下班的時間。無論如何,在打通的時候別忘了說一句;“對不起,在您工作忙碌的時候打擾了您……”。
日常接電話禮儀接聽電話不可太隨便,得講究必要的禮儀和一定的技巧,以免橫生誤會。無論是打電話還是接電話,我們都應做到語調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡明扼要、文明禮貌。
1、及時接電話
一般來說,在辦公室裡,電話鈴響3遍之前就應接聽,6遍後就應道歉:“對不起,讓你久等了。”如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽,代接的人應妥為解釋。如果既不及時接電話,又不道歉,甚至極不耐煩,就是極不禮貌的行為。儘快接聽電話會給對方留下好印象,讓對方覺得自己被看重。
2、確認對方
對方打來電話,一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚,就應該主動問:“請問你是哪位?我能為您做什麼?您找哪位?”但是,人們習慣的做法是,拿起電話聽筒盤問一句:“喂!哪位?”這在對方聽來,陌生而疏遠,缺少人情味。接到對方打來的電話,您拿起聽筒應首先自我介紹:“你好!我是某某某。”如果對方找的人在旁邊,您應說:“請稍等。”然後用手掩住話筒,輕聲招呼你的同事接電話。如果對方找的人不在,您應該告訴對方,並且問:“需要留言嗎?我一定轉告!”
3、講究藝術
接聽電話時,應注意使嘴和話筒保持4釐米左右的距離;要把耳朵貼近話筒,仔細傾聽對方的講話。
最後,應讓對方自己結束電話,然後輕輕把話筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處,這極不禮貌。最好是在對方之後掛電話。
4、調整心態
當您拿起電話聽筒的時候,一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上,它也會藏在聲音裡。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產生良好的印象。如果繃著臉,聲音會變得冷冰冰。
打、接電話的時候不能叼著香菸、嚼著口香糖;說話時,聲音不宜過大或過小,吐詞清晰,保證對方能聽明白。
5、用左手接聽電話,右手邊準備紙筆
便於隨時記錄有用資訊。
日常電話禮儀(1)及時接聽。
一般情況下應該保證在電話鈴響三聲之內接聽電話,但要避免在電話剛剛響起時就接電話,否則說不定會讓對方嚇一跳。當電話響第二聲以後接電話是最合適的時間。如果因為其他原因在電話鈴響三聲之後才接起電話,首先要說聲:“對不起,讓您久等了!”
(2)應對謙和。拿起話筒後,首先要問好,然後自報家門。嚴禁以“喂”字開頭,因為“喂”表示希望先知道對方是誰,等著對方告訴你。而且,如果“喂”時語氣不好,極容易讓人反感。所以,接電話時的問候應該是熱情而親切的“您好!”如果對方首先問好,要立即問候對方,不要一聲不吭,故弄玄虛。至於自報家門,則是為了告訴對方,這裡是哪個單位或是哪個部門或是具體哪一位。在通話過程中,對打電話的人要謙恭友好,尤其是在打來業務電話諮詢或有求於己的時候,更要表現得不卑不亢、熱情親切。
通話終止的時候,不要忘記向發話人說聲“再見”。如通話因故暫時中斷,要等候對方再撥進來。對於重要的客人或上級,要主動撥回去。不要揚長而去,也不要為此而責怪對方。
接到誤撥進來的電話,需要耐心、簡短地向對方說明。如有可能,還要給對方提供必要的幫助,或者為其代轉電話,不要生氣動怒,甚至出口傷人。
(3)主次分明。接聽電話的時候,要暫時放下手頭的工作,不要和其他人交談或做其他事情。如果你正在和別人談話,應示意自己要接電話,一會再說,並在接完電話後向對方道歉。同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。如果目前的工作非常重要,可在接電話後向來電者說明原因,表示歉意,並再約一個具體時間,到時再主動打過去,在通話的開始再次向對方致歉。
縱然再忙,也不能拔下電話線,或者來電不接就直接結束通話。這些都是非常不禮貌的行為。
(4)一視同仁。極其個別的人,長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。即使接電話時,也極為庸俗地“因人而異”,“物件化”的傾向十分明顯。他們在接電話時,一開始總是“拿架子”,“打官腔”,先是愛搭不理。
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(1)、做好打電話前的準備:做好思想準備、精神飽滿;要考慮好通話的大致內容,如怕打電話時遺漏,那麼記下主要內容以備忘;在電話機旁要有記錄的筆和紙。(2)、電話撥通後,應先說您好,問對方:是某單位和個人。得到明確答覆後,再自