接聽電話的技巧有哪些
關於接聽電話禮儀的技巧大家瞭解多少?雖然我們每天可能都會接聽電話,但是對接聽電話的技巧可能瞭解甚少,下面就讓本站小編給大家介紹接聽電話的技巧有哪些!
接聽電話的技巧有哪些
1來電鈴聲不可超過三次才接
有時候電話響一次就接了,會給人以一種很唐突的感覺,會讓對方感覺認為你壓根沒心聽他講話,但是當來電響了三次以後再接,會讓對方等的不耐煩、產生焦急情緒。如果是客戶的話,可能會影響雙方的合作。
所以,在電話鈴聲響了兩次後接是最佳的狀態,但是如果確實分不開身接電話的時候,電話響了超過了三次你在接起的時候,你應該要向對方表示歉意:說一句讓您久等了。
一般的規範電話用語:首先應自我介紹,把自己的情況介紹一下,讓對方確定所打的電話是無誤的,避免了一些因為打錯電話浪費的時間。
2要注意通話時語氣的用法
電話是非常直觀的一種溝通方式,也是一種非常便捷的溝通方式,所以語氣是一定要注意的,因為對方不僅會注意你的內容,同時也非常注意你的語氣,在工作電話中儘量要採用禮貌用語,要有積極主動的語氣,讓對方產生想與你溝通的心情,這樣機會就會大很多了。
3與客戶通電話要堅持後掛電話的原則
當對方在與你說再見的時候,同時你也要禮貌的回覆對方一下,表示尊重對方,等對方先把電話掛掉,確認通話結束後你再把電話掛掉。切忌掛電話時要小心不要發出過大的聲音。
4隨時記錄
在手邊放有紙和鉛筆,隨時記下你所聽到的資訊。如果你沒做好準備,而不得不請求對方重複,這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。
5自報家門
一拿起電話就應清晰說出自己的全名,有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。
6轉入正題
當你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應立即做出反應。一個好的開場白可能是:“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間,你應立即說:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事,加速商務談話的進展。
7避免將電話轉給他人
自己接的電話儘量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時,你應該向對方解釋一下原因,並請求對方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應當確定對方願意你將電話轉給他人。例如,你可以說:“對於這件事,我們很快會派人跟您聯絡的。”
8避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料,應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”
讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如:你可以說:“約翰先生,我已經快替您找完了,請您再稍候片刻。”當你查詢完畢,重新拿起電話時,可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。
對於接電話的人來講,當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當即回絕,然後迅即轉向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。
接聽電話的注意事項
1及時接聽電話鈴聲響起,要立即停下自己手頭的事,儘快接聽。不要等鈴聲響過很久之後,才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話,也可從一個側面反映出他的待人接物的誠懇程度。
一般來說,在電話鈴聲響過三遍左右,拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則,也是一種體諒撥打電話的人的態度,而且鈴聲響起很久不接電話,撥打電話的人也許會以為沒有人接而結束通話電話。如果接電話不及時,要道歉,向對方說“抱歉,讓您久等了”。
2謙和應對在接電話時,首先要問候,然後自報家門,向對方說明自己是誰。向發話人問好,也有向發話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認自己是否是發話人真正要通話的物件。
在私人住所接聽電話時,為了安全起見,可以不必自報家門,或者只向對方確認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話,也不要勃然大怒,口出穢語,而要耐心解釋。
在接聽電話時,要聚精會神,認真領會對方的話,而不要心不在焉,甚至把話筒擱在一旁,任憑通話人“自言自語”而不顧。
3分清主次
其一,電話鈴聲一旦響起,接電話就成為最緊急的事情,其他事情都可以先放一邊。接聽電話時,不要再與旁人交談或者看檔案、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事,在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。
其二,有時候確實有無法分身的情況,比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間,不宜與來電話的人深談,此時可以向來電話的人簡單說明原因,表示歉意,並主動約一個具體的雙方都方便的時間,由自己主動打電話過去。一般來說,在這種情況下,不應讓對方再打過來一次,而應由自己主動打過去,尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間,就要遵守約定,按時打過去,並向對方再次表示歉意。
其三,如果在接聽電話的時候,適逢另一個電話打了進來,切忌不要中斷通話,而要向來電話的人說明原因,要他不要結束通話電話,稍等片刻。去接另一個電話的時候,接通之後也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來,或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之後,再繼續方才正接聽的電話。
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