電子郵件禮儀
電子郵件,又稱電子函件或電子信函,它是利用電子計算機所組成的網際網路絡,不僅安全保密、節省時間,又不受篇幅的限制,清晰度極高,而且還可以大大地降低通訊費用。
(一)使用電子郵件的優點及缺點
1 .優點
(1)不用信紙和筆,用電腦就可以了。
(2)免費使用,免貼郵票,免投郵筒,直接成本只是使用電腦的電費和網費。
(3)安全性高,不用擔心信件遺失。
(4)沒有收信人人數的限制。
(5)速度快,一般情況下是即發即收。
2 .缺點
(1)須有電腦,有使用場合的限制,最基本的條件是有一部電腦並且能上
網,收信人也要具備收信的能力。
(2)只能傳遞資訊,無法傳遞有形的物體,無法取代傳統的包裹或貨物郵
遞。
(二)電子郵件的格式與內容
(1)純文字格式:任何版本皆可收發,檔案小,但無法加入圖片、聲音等。
(2) Html 格式:可加入圖片、聲音等多媒體,還可變換字型、大小、位置、插入圖片,甚至超連結,要求IE 的版本在3 .0 版以上,且檔案較大。
(3)你可以把檔案附加在E 唱mail 中。最好不要使用很大的附件,除非你知道收信人確實需要。
(三)收發電子郵件
收發電子郵件是人們利用網路辦公最常見的手段,也是最重要的方式。在收發電子郵件的不同階段,大家務必要遵循一定規則。
1 .撰寫與傳送
電子郵件的撰寫與傳送皆有一定規定和要求:
(1)為節約費用,在撰寫電子郵件時,尤其是在撰寫多個郵件時,應在離線狀態下撰寫,並將其保存於發件箱中。然後在準備傳送時再連線網路,一次性發送。
(2)利用網路辦公時所撰寫的必須是公務郵件,不可損公肥私,將單位郵箱用做私人聯絡途徑之用,不得將本單位郵箱地址告訴親朋好友。
(3)在地址板上撰寫時,應準確無誤地鍵入對方郵箱地址,並應簡短地寫上郵件主題,以使對方對所收到的資訊先有所瞭解。
(4)在訊息板上撰寫時,應遵照普通訊件或公文所用的格式和規則。郵件篇幅不可過長,以便收件人閱讀。
(5)郵件用語要禮貌規範,以示對對方的尊重。撰寫英文郵件時不可全部採用大寫字母,否則就像是發件人對收件人盛氣凌人的高聲叫喊。
(6)不可隨便傳送無聊、無用的垃圾郵件,無端增加網路的擁擠程度。
(7)要保守國家機密,不可傳送涉及機密內容的郵件,不得將本單位郵箱的密碼轉告他人。
2 .接收與回覆
接收與回覆電子郵件時,通常應注意以下幾點:
(1)應當定期開啟收件箱,最好是每天都檢視一下有無新郵件,以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀和回覆。
(2)應當及時回覆公務郵件。凡公務郵件,一般應在收件當天予以回覆,以確保資訊的及時交流和工作的順利開展。若涉及較難處理的問題,則可先電告發件人已經收到郵件,再擇時另發郵件予以具體回覆。
(3)若由於因公出差或其他原因而未能及時開啟收件箱查閱和回覆時,應迅速補辦具體事宜,儘快回覆,並向對方致歉。
(4)不要未經他人同意向對方傳送廣告郵件。
(5)傳送較大郵件需要先對其進行必要的壓縮,以免佔用他人信箱過多的空間。
(6)尊重隱私權,不要擅自轉發別人的私人郵件。
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