第一章 引言
在畢業論文的製作過程中，筆者發現格式問題是困擾很多同學的一個大問題。大部分同學對於格式的調整少則要花費一天的時間，多則近乎兩天。筆者通過對我校碩士生論文格式要求的細心研究，加之對數位同學論文格式的修改經驗，總結出一套快速設定論文格式的方法，希望對同學們的論文寫作起到直接的幫助。
使用這套論文格式設定方法，可以有效地節約設定時間，並且修改方便。其主要原則有以下三點：第一，論文寫作與論文格式設定分開，不要在寫作過程中調整任何格式;第二，將論文分為四個部分，分別設定格式，最後合併文件形成完整的論文文件;第三，針對格式要求逐項設定，不要使用模板。避免遺漏和套用格式會發生的衝突。
第二章 論文寫作前的準備工作
文章寫作前要做好以下幾個準備工作。
2.1 word軟體設定為顯示所有選項
具體方法如下：在word軟體下，點選“工具”→“選項”→“檢視”→“格式標記”，在“全部”一框前面打勾。之後，您會發現，在word的頁面上包括空格、回車等隱形的符號都可以看清，這樣可以避免在論文寫作過程中，多加空格或者回車格式不對等問題。
2.2 論文寫作中不要設定格式
在論文寫作過程中，注意對word文件不要設定格式，這樣有利於我們在文章寫完後根據要求統一設定格式。
(1)在有其他格式的文字(如網頁內容、caj格式內容、pdf格式內容)拷貝到論文文件中時，注意將原有的格式清除掉。具體方法有二：
1、將複製的內容拷貝到記事本中，在從記事本中拷貝到word文件中。
2、將複製的內容拷貝到word文件中，選中拷貝的內容在工具欄中，選擇清除格式，將格式清除。
(2)大家注意到對於拷貝來的文件在編輯時，會發生這樣一種現象：在修改時，增加的內容會覆蓋後面的文字。這是由於word打開了改寫模式，即大家發現在最下面的改寫兩字由無色變為了黑色。這時我們雙擊變黑的“改寫”兩字，就可以關閉改寫功能，可以正常地使用了。
2.3 注意設定分節符
一般而言，在寫作過程中在以下地方必須及時設定分節符。封面與授權說明之間、授權說明與中文摘要之間、中文摘要與英文摘要之間、英文摘要與目錄之間、目錄與第一章之間、各章之間、最後一章與參考文獻之間、參考文獻與致謝與宣告之間、致謝與宣告與個人簡歷在學期間發表的學術論文與研究成果部分之間，即所有獨立的部分之間必須加入分節符。
第三章 分階段設定論文格式
在論文寫作完成之後，採用針對內容的不同部分分別設定論文格式是比較方便的方法。對不同部分設定完畢之後，再合併文件，便可以得到一篇完整的畢業論文。一般而言，筆者習慣於將論文分為封面與授權說明部分、正文部分(包括摘要、abstract、正文)、參考文獻部分、其他輔助內容部分(包括致謝與宣告、個人簡歷、在學期間發表的學術論文與研究成果部分)，即四個word文件。下面按步驟逐個介紹其格式的設定。
3.1 封面與授權說明部分
這一部分完全可以按照提供的格式要求，將論文的相關資訊填入其中。唯一需要注意的是在封面和授權說明部分需要加入分節符(下一頁)。(設定方法參見第8頁)
3.2 正文(包括摘要、abstract、正文)
這一部分就是我們最後寫完的論文的主體部分。這一部分是論文格式設定的核心部分。可以按以下幾個步驟設定，較為方便快捷。在做這一階段之前，所要做好的準備工作是
(1)清除文件所有格式，具體方法是選擇整個部分的文件(目錄等第三章合併文件時進行設定)選中，在工具欄中，選擇清除格式，將格式清除。清除的方法見2.2。
(2)設定文章整體部分的字型和格式要求。針對xx年的論文格式要求具體而言，可以分為以下幾個步驟：
1、全選文件，設定：採用小四號(12pt)字，漢字用宋體，英文用times new roman體，兩端對齊書寫，段落首行左縮排2個漢字元。行距為固定值20磅(段落中有數學表示式時，可根據表達需要設定該段的行距)，段前空0磅，段後空0磅。
2、設定各層的標題。具體方法為，首先按照格式要求，設定各章標題，例如：“第1章 引言”。章序號與章名之間空一個漢字元。採用黑體三號字，居中書寫，單倍行距，段前空24磅，段後空18磅。論文的摘要的標題也使用上述格式;論文“abstract”部分的標題“abstract”採用arial體三號字加粗。
在設定完第一章的標題之後可以使用格式刷，將第二章直到最後一章的標題格式統一。此時有一個檢驗辦法：即開啟“檢視”→“文件結構圖”，會發現各章的標題，檢驗是否有遺漏。
按照這一方法，逐層設定各級目錄，具體格式要求請參見寫作指南。同樣在文件結構圖中可以發現設定好的各級目錄。進一步檢驗是否有遺漏。
3、設定腳註。
(1)首先許多同學會發現自己的腳註的模板與其他同學不同。此時首先需要按照第四章腳註的製作將自己的腳註格式模板進行修改。
(2)按照格式要求的內容將腳註內容和格式進行核實。要達到這一目的可以按照第四章的要求完成。
4、設定分節符，即在每一章的結束設定分節符，具體方法參見第四章分節符的製作。
5、頁首頁尾的設定，請參見第四章頁首頁尾的設定。
通過以上五個步驟，正文部分已經基本完成。
3.3 參考文獻
參考文獻的製作必須參照文科註釋和參考文獻的要求。具體步驟為：
1、用格式刷按照各章名稱的格式要求將“參考文獻”標題統一;
2、按格式要求寫完參考書目，並按格式要求設定其格式;
3、設定頁首頁尾。頁首頁尾的內容和正文部分基本一致。
3.4 輔助內容
輔助內容部分包括致謝與宣告、個人簡歷、在學期間發表的學術論文與研究成果部分。這一部分完全可以按照提供的格式要求，將論文的相關資訊填入其中。唯一需要注意的是在各部分之間需要加入分節符(下一頁)。(設定方法參見第8頁)
3.5 注意事項
1、有時個別註釋比較長，因而會發生在一頁上未寫完的註釋拖到下一頁中，這是不合理的。解決辦法有三：第一，通過對內容進行稍許改寫，將註釋統一到一頁上;第二，通過頁面下方留白，將註釋統一到一頁上;第三，通過分頁符將註釋整理到一頁中。
2、有時我們論文一章結束在一個單獨的頁面上只有一行或者兩行，十分不雅觀，這也是不合理的。解決辦法有二：第一，通過對內容稍許改寫，將內容精簡或擴充;第二，通過更改該節的頁面設定，頁邊距、頁首頁尾距邊界各增加或減少0.5磅，這在外觀上看不出來，卻能有效地解決問題。
3、有時我們論文的中文摘要可以統一在一頁內，但是英文摘要卻有兩頁，此時不能在中文摘要的反面列印英文摘要，否則目錄等的首頁就會到頁面的反面，十分不雅觀。此時，應將中文摘要的背面空白，可以解決問題。
第四章 合併文件與最終整理
在各部分的內容設定完畢之後，最後需要合併文件和進行最終的整理，以使得文章的格式要求符號要求。
4.1 合併文件
即將前面所述四個部分合併到一個最終文件之中。具體方法就是新建一個最終文件，按照最終順序，將各部分複製貼上到一起。此時要注意兩個問題。
1、在複製每一部分之後會發現右下角一個圖示，點選它，選擇保留源格式。這樣原來設定的格式不會改變。
2、按照這一方法，逐層設定各級目錄，具體格式要求請參見寫作指南。同樣在文件結構圖中可以發現設定好的各級目錄。進一步檢驗是否有遺漏。
3、設定腳註。
(1)首先許多同學會發現自己的腳註的模板與其他同學不同。此時首先需要按照第四章腳註的製作將自己的腳註格式模板進行修改。
(2)按照格式要求的內容將腳註內容和格式進行核實。要達到這一目的可以按照第四章的要求完成。
4、設定分節符，即在每一章的結束設定分節符，具體方法參見第四章分節符的製作。
5、頁首頁尾的設定，請參見第四章頁首頁尾的設定。
通過以上五個步驟，正文部分已經基本完成。
3.3 參考文獻
參考文獻的製作必須參照文科註釋和參考文獻的要求。具體步驟為：
1、用格式刷按照各章名稱的格式要求將“參考文獻”標題統一;
2、按格式要求寫完參考書目，並按格式要求設定其格式;
3、設定頁首頁尾。頁首頁尾的內容和正文部分基本一致。
3.4 輔助內容
輔助內容部分包括致謝與宣告、個人簡歷、在學期間發表的學術論文與研究成果部分。這一部分完全可以按照提供的格式要求，將論文的相關資訊填入其中。唯一需要注意的是在各部分之間需要加入分節符(下一頁)。(設定方法參見第8頁)
3.5 注意事項
1、有時個別註釋比較長，因而會發生在一頁上未寫完的註釋拖到下一頁中，這是不合理的。解決辦法有三：第一，通過對內容進行稍許改寫，將註釋統一到一頁上;第二，通過頁面下方留白，將註釋統一到一頁上;第三，通過分頁符將註釋整理到一頁中。
2、有時我們論文一章結束在一個單獨的頁面上只有一行或者兩行，十分不雅觀，這也是不合理的。解決辦法有二：第一，通過對內容稍許改寫，將內容精簡或擴充;第二，通過更改該節的頁面設定，頁邊距、頁首頁尾距邊界各增加或減少0.5磅，這在外觀上看不出來，卻能有效地解決問題。
3、有時我們論文的中文摘要可以統一在一頁內，但是英文摘要卻有兩頁，此時不能在中文摘要的反面列印英文摘要，否則目錄等的首頁就會到頁面的反面，十分不雅觀。此時，應將中文摘要的背面空白，可以解決問題。
4、在各部分的內容設定完畢之後，最後需要合併文件和進行最終的整理，以使得文章的格式要求符號要求。
4.1 合併文件
即將前面所述四個部分合併到一個最終文件之中。具體方法就是新建一個最終文件，按照最終順序，將各部分複製貼上到一起。此時要注意兩個問題。
1、在複製每一部分之後會發現右下角一個圖示，點選它，選擇保留源格式。這樣原來設定的格式不會改變。
2、在複製完每一部分之後一定要加入分節符，否則(1)此後操作無法進行;(2)前面複製的頁首和頁尾容易被後面所更改。
4.2 製作目錄
具體方法見第四章目錄的製作。
4.3 最終整理
這一部分是最後的整理和檢查過程，十分重要。主要方法和步驟是：
1、分別檢查每一部分的頁面的大小是否符合要求。如封面的要求是上下頁邊距是170.1磅，左右頁邊距是113.4磅。正文部分的頁邊距和頁首頁尾距邊界的距離按格式要求進行檢查。
2、分別檢查各部分的字型間距要求是否符合要求。
3、檢查腳註是否符合要求。
4、檢查頁首頁尾是否正確。
整理完成。
第五章 論文中word使用技巧
在論文製作過程中許多新型word的使用方法是我們日常不常用的，主要有以下幾種，下面分別進行介紹。(詳細內容可以參見製作的ppt)
4.1 分節符的製作
1、分頁符與分節符
(1)什麼情況下需要插入分頁符?在希望文件的某一部分從新的一頁開始時，有些人對未寫滿的頁面用回車符來開始新的一頁。建議不要用這種方法，而是在需要從新的一頁開始的字元前插入分頁符，以保證游標的跨頁定位。
(2)在什麼情況下需要插入分節符?(1)封面、宣告、目錄頁一般不標註頁碼。在需要和不需要頁碼的分界處插入分節符;(2)在需要設定不同的頁碼格式(如：阿拉伯數字和羅馬數字)或分段頁碼(如，各章的頁碼都從1開始)的分界處插入分節符;(3)在需要進行不同頁面設定(如插入的表格需要頁面由縱向變為橫向，而表格結束後又需要將頁面恢復為縱向)的分界處插入分節符。
2、在畢業論文的寫作過程中，我個人比較習慣於都用分節符，這樣便於頁面格式的設定。簡單來說，分節符設定後，每一節相當於一個獨立的文字，可以自由進行設定格式。
3、插入分節符的方法如下：
(1)找到需要插入的點，將游標定位於此處：
(2)點選“插入”→“分隔符”
(3)選擇“分節符型別”→“下一頁”，點選“確定”即可。
4.2 自動生成目錄的製作(附：正文的格式設定)
1、使用自動目錄的兩大優點：避免手工編制目錄的繁瑣和容易出錯的缺陷;當文件修改使得頁碼變動時，可以實現目錄的自動更新。
2、推薦方法：通過設定大綱級別生成自動目錄。
3、主要操作步驟：
操作步驟1：設定頁碼
根據文件不同部分的頁碼設定需求，插入分節符，使文件形成若干部分—節，然後為不同的“節”分別設定頁碼。頁碼設定問題請參見頁首頁尾製作的內容。
操作步驟2：設定標題級別
在大綱檢視下為文章設定各級標題。大家可根據自己的需求設定標題級別，所有設定了級別的標題都將在目錄中顯示出來。
標題級別的設定方法：
1、將頁面檢視切換到大綱檢視;
將游標移到將要設定的標題前，開啟大綱級別選擇框，確定標題級別;
所有級別的標題設定完畢，開啟 “顯示級別”下拉框，顯示所有級別的標題，檢查是否有未設定的標題;
操作步驟3：插入自動目錄
各級標題設定好之後，將檢視從“大綱”檢視切回“頁面”檢視，再將游標移到目錄頁準備插入自動目錄的位置，點選“插入”→“引用”→“索引和目錄”。
選擇“目錄”，並選好顯示級別，點選“確定”
系統即可自動生成目錄。對目錄的格式也可以進行調整。
操作步驟4：更新自動目錄
如果因為修改文件內容，使得頁碼發生變化，就需要相應地更新目錄。具體為在生成的目錄上的任一位置，點選右鍵，點選更新域，便可選擇對目錄整體或者僅僅是頁碼進行更新。
4、結束語：
自動目錄的生成除了本文中推薦的設定大綱級別這種方法外，還可以通過設定標題的樣式等方法來生成，在此不做介紹。
4.3 頁首頁尾的製作(含頁碼的製作)
頁首頁尾的製作是在論文格式設定中最為困難的一點。筆者建議在合併文件，並新增目錄之後可以進行設定。
1、設定頁首
在需要設定頁首的頁面上，點選“檢視”→“頁首和頁尾”便可開啟頁首的設定工具欄。
在頁首中輸入該部分的頁首設定。包括其字號和格式。
在下一部分，一般而言分節符後，修改新的頁首。但是很容易發現，下一章節的頁首也換成了上一章節的頁首。
此時點選右上方頁首與頁尾工具欄的連結到前一個，便可以斷開與前一章頁首的聯絡，使得可以重新編輯本章的頁首。而此時原本有的與上一節相同，也將不存在。
頁首可以得到修改。
2、設定頁尾。頁尾主要是頁碼，其與頁首的設定基本相似。不同的是存在連續編碼或者不連續編碼的情況。根據xx的格式要求，方法如下。
(1)對於用羅馬數字的頁碼，在需要頁碼的第一頁頁尾，選擇插入頁碼，並選擇格式：
此後在以下需要接著編碼的一節，重複上述工作，但需選擇續前節。
這樣便可以連續編碼了。
(2)對於用阿拉伯數字的編碼，同理在第一頁設定格式，但不選擇續前節，而選擇起始頁碼為1。這樣此後為阿拉伯數字連續編碼。
4.4 腳註的製作
1、預設格式的修改。部分同學發現在開始寫論文時，其腳註的格式就同別人的不一樣。那是因為腳註分隔符的預設設定不同。
重新設定腳註分隔符的步驟如下：
(1)切換至普通檢視。(2)執行“檢視”→“腳註”，在“檢視腳註”對話方塊中，選擇“檢視腳註區”，顯示腳註編輯窗格。(3)在窗格中的下拉列表中選擇“腳註分隔符”。(4)選擇分隔符，可進行顏色、邊框等格式的修改;選中後按delete鍵可刪除分隔符;也可以將其改為其他型別，例如插入“剪貼畫”或鍵入文字符號等。提示：要恢復為預設的分隔符，可單擊“預設設定”按鈕。另外，在此窗格中，還可以對“腳註延續分隔符”、“腳註延續標誌”等進行設定。
★ 在普通檢視下，執行“檢視”→“腳註”。
4.4 腳註的製作
1、預設格式的修改。部分同學發現在開始寫論文時，其腳註的格式就同別人的不一樣。那是因為腳註分隔符的預設設定不同。
重新設定腳註分隔符的步驟如下：
(1)切換至普通檢視。(2)執行“檢視”→“腳註”，在“檢視腳註”對話方塊中，選擇“檢視腳註區”，顯示腳註編輯窗格。(3)在窗格中的下拉列表中選擇“腳註分隔符”。(4)選擇分隔符，可進行顏色、邊框等格式的修改;選中後按delete鍵可刪除分隔符;也可以
將其改為其他型別，例如插入“剪貼畫”或鍵入文字符號等。提示：要恢復為預設的分隔符，可單擊“預設設定”按鈕。另外，在此窗格中，還可以對“腳註延續分隔符”、“腳註延續標誌”等進行設定。
★ 在普通檢視下，執行“檢視”→“腳註”。
★ 點選“關閉”，在頁面檢視下，發現已經更改完成。2、其他按格式要求進行註釋。需要注意的是：前面的角標應換成小五的字號。
(1)插入腳註
(2)選好格式
(3)寫完註釋
(4)更改格式
(5)將前面的註釋的角標選中，清除格式。
(6)格式修改完成
★ 選擇“腳註分隔符”
★ 按格式要求進行修改。
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