第一章 總 則
第一條 為了加強和規範我院的合同管理工作，維護醫院正當權益、保護醫院利益和規避合同風險，促進醫院對外經濟、技術、醫療、科學研究等合作活動的開展，規範合作行為，確保合同履行質量，根據《中華人民共和國合同法》、《zz大學合同管理暫行辦法》及國家的其它相關法律、法規和政策，並結合我院實際情況，特制定本管理辦法。
第二條 本管理辦法的適用範圍：醫院各職能部門、臨床科室與外單位以zz大學附屬第一醫院名義簽訂的經濟、技術、醫療、科學研究等合作的所有合同。
第三條 醫院合同管理的內容包括：合同簽訂、合同履行、合同監督和合同檔案管理等。
第二章 職能部門合同管理的分工
第四條 醫院根據業務型別對合同進行分類，授權相關部門對合同實行歸口管理，即授權各相關職能部門負責對其業務範圍內的合同進行管理。
各職能部門具體負責的合同業務為：
一、人事處負責醫院人事合同、勞動合同的管理;
二、裝置科負責裝置及醫用耗品的採購及維護等合同的管理;
三、財務處負責金融業務往來合同的管理;
四、後勤處負責基建、修繕、房屋租賃、物資採購等合同的管理;
五、藥學部負責藥品、試劑採購等合同的管理;
六、科教處負責各類專業培訓、合作辦學、科研、技術開發、技術諮詢、技術服務及科技成果轉讓等合同的管理;
七、院長辦公室負責對外合作專案合同的管理及全院合同的協調工作。
其它未列明的合同原則上按管理職能歸屬相關科室管理。
第三章 合同簽訂與履行的管理
第五條 醫院所有對外合同必須依據《中華人民共和國合同法》、《zz大學合同管理暫行辦法》及國家相關法律、法規和政策，並遵照醫院的有關規定進行簽訂，確保醫院的合法權益。
第六條 各職能部門對所管理的合同的真實性、合法性、合理性負責，並在合同簽訂過程中履行以下職責：
一、負責審查合同他方的主體資格及資信狀況。具體包括：
(一)營業執照。重點審查擬定的合同標的是否與營業執照核定的業務(經營)範圍一致，營業執照的年限及年檢情況等;
(二)從事合同專案的資質證明等;
(三)合同他方的法人代表身份或法人代表授權委託書;
(四)必要時要求合同他方提供主要的財務報表以及其從事相關業務的業績證明材料。
二、負責起草或稽核合同草案，組織相關人員與合同他方進行合同談判，重大合作專案(指合同金額在100萬人民幣以上或合同期限在5年以上的合作專案)須按醫院要求組成專案小組，對合同條款進行把關;
三、負責對合同基本條款的完備情況進行審查。一般包括合同他方當事人的名稱或姓名、註冊地址或住址、合同標的、數量、質量、價款或酬金、合同期限、履約地點和方式、合同變更和解除、違約和違約責任以及合同的仲裁和訴訟等;
四、負責或協助處理合同糾紛;
五、負責簽訂補充合同或變更合同。
第七條 合同初稿由職能部門起草後，經各相關部門會籤、定稿，主管部門必要時徵詢法律顧問意見。定稿後的合同，由主管部門或審計部門報院長審批並組織簽訂，重大合作專案(指合同金額在100萬人民幣以上或合同期限在5年以上的合作專案)須經院長書記辦公會討論決定。各類合同的補充及變更照此程式辦理。
第八條 非法定代表人簽訂的合同須持有法定代表人授權簽署的《授權書》。未經醫院法定代表人授權，醫院任何科室或個人不得擅自代表醫院簽訂任何合同。
第九條 對外合同一經簽訂，主管部門負責跟蹤落實合同的執行情況，並監督合同他方履行合同義務，及時向分管院領導報告異常情況，確保合同條款的履行。重大合作專案須每年檢查合同落實情況並將書面總結呈交分管院領導。
第四章 印章、合同檔案和合同備案的管理
第十條 各職能部門在訂立、變更、解除合同時，必須按規定使用“zz大學附屬第一醫院合同專用章”印章。若有需要，可申請合作“zz大學附屬第一醫院”印章。
第十一條 “zz大學附屬第一醫院合同專用章”印章以及法人代表章由院長辦公室妥善保管、並在規定範圍內使用。
符合規定審批程式的合同，方可加蓋“zz大學附屬第一醫院合同專用章” ，履行登記手續，連同審批、會籤、《授權書》等資料一併留檔備查。
第十二條 合同簽訂份數視實際情況確定，合同簽訂完畢，正本合同由主管部門保管，如涉及款項結算事項的，其中必須有一份標註“財務”專用字樣的合同作為款項結算的依據。
第十三條 各職能科室按照合同的分工管理指定專人負責合同相關資料的分類、整理、立卷、歸檔工作。
第十四條 合同檔案整理立卷後，凡保管期在16年以上(含16年)及合同金額在100萬元人民幣以上的投資合同檔案，移交院辦綜合檔案科儲存。
摘要：在“網際網路＋”的新形勢下，合同管理的資訊化成為一種趨勢，醫院於2016年開始在原有用友ERP基礎上增加合同管理模組，將合同管理自動化、標準化，實現合同資訊跟蹤、快速查閱、付款總額控制、預警提示等功能，並且將合同管理系統與採購管理、應付系統、預算等相關聯，有效整合資源，完善了醫院整體管理水平。
關鍵詞：公立醫院；合同管理；應用
經濟合同是指法人、其他經濟組織，個體工商戶、承包經營戶之間，為實現一定的經濟目的、明確相互權利義務關係而訂立的合同。目前已成為市場經濟環境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業關係的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現醫院內部控制需求，更有利於進一步提高醫院管理水平，維護醫院合法權益。
1審計合同管理存在問題
集團中心審計部於2016年9～10月對中心（集團）各院區2015年簽訂的經濟合同，包括裝置採購、物資採購、建築工程、裝置維保、總務類等進行審計，主要採取合同登記審閱，財務查賬，付款逐筆核實，倉庫調查到貨入庫情況等方式，對經濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執行情況，款項的支付情況等方面進行稽核。審計出集團各院區合同管理存在的問題。
（1）合同簽訂不夠規範。審計部門對合同審閱時發現，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文字沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務物資採購合同文字重要條款空白或與會簽單上內容不一致等欠規範的情況。
（2）合同文件編碼不統一，文件查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區各部門合同編碼沒有統一制定，較為混亂。例如各院區的合同編碼仍然延續集團合併前的編碼方式，集團化後沒有進行統一，院區內的總務合同也沒有統一編碼，整體比較散亂。合同歸檔採用手工歸檔，所有履行完成的經濟合同均以紙質形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。
（3）合同會籤程序、付款進度等難以控制。由於合同會籤參與的部門及人數較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已籤至哪個部門，需要逐個部門進行聯絡，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉，效率較低且流程監管困難。
（4）存在合同到期沒有續約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續簽仍然出租，部門維保合同沒有續簽導致醫療裝置存在執行風險。由於合同數量大，單純靠傳統辦公軟體很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。
2針對合同管理審計問題解決思路
針對審計部門提出的合同簽訂不規範、編碼不統一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統，瞭解了該系統執行流程以及相應的查詢統計功能，一致認為合同管理系統上線基本能解決目前醫院合同管理中存在的問題，於是2016年年底集團領導層決定與用友公司繼續合作，在原有的ERP系統中增加合同管理模組，由系統幫助構建一些常用合同文字，並實現合同流程審查、變更記錄、文件儲存、文件查閱、預警提示、聯查採購入庫付款等功能。
3用友ERP合同管理模組應用
（1）提供合同標準模板，統一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規範以及合同文件編碼不統一的問題，合同管理系統提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統一、集中化管理。如果沒有符合的文字，系統可以自定義模板，模板按需求設計好後可以儲存為標準模板，方便以後直接調取使用；如果該合同模板已經不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統實現編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統一，編碼混亂的問題。
（2）實現資訊跟蹤功能。針對審計提出的合同會籤程序、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統從以下幾個方面予以解決：①系統可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現全程可追溯。②系統可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時檢視合同審批進度。③系統可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統發生收付業務時系統會將款項發生時間及金額反寫至合同管理模組，實現全程款項資訊跟蹤。
（3）實現合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文件查詢不便的問題，合同管理系統提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應商程式碼或名稱、經辦人工號、合同狀態等進行查詢合同，可檢視該合同的所有詳細資訊及審批狀態變更資訊等，也可下載列印該合同功能，相比傳統手工查閱紙質版合同省時省力。
（4）實現預警提示功能並控制付款總額。針對審計提出的合同續約沒有預警機制的問題，合同管理系統對即將到期的收款或者付款合同，系統會給予提醒，確保合同順利續約。另外合同管理系統與採購管理、應付系統進行關聯，對裝置採購以及合同的付款進度進行監督，對付款總額進行控制，一旦超額系統就不允許付款。
（5）實現稽核許可權界定功能。系統按部門及經濟合同型別設定審批流，並將關鍵簽署人單獨作為一個欄位填寫，院辦在稽核流程完成後最後蓋章時再次確認關鍵簽署人是否已簽字，嚴把稽核關。
（6）實現與其他模組關聯整合功能。目前合同管理系統已與物資管理、總賬系統整合，可以通過聯查，對採購合同標的物的採購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現資源整合。
（7）實現資料統計分析功能。通過系統對合同內容、付款情況進行統計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統計事務中解脫出來，更加高效高質量地為管理決策提供資料支撐。
4用友ERP合同管理系統後期規劃
2017年4月起，用友公司對集團及各院區經濟類合同相關部門進行了操作培訓，大家對該模組逐漸適應並熟練使用相應功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統。為了使系統更加人性化，更加完善，集團與用友公司協商對系統進行後期規劃。
（1）合同管理與移動報銷系統關聯，進行合同的移動端審批並開通簡訊通知介面。目前集團正在與紅橘公司聯合開發移動APP報銷，為了實現合同管理能隨時隨地稽核查閱，後期合同管理系統將會與移動APP報銷系統關聯，實現手機端審批查閱合同，並且在合同進入審批流後，下游稽核人員會收到簡訊通知。
（2）合同管理與採購管理模組進行關聯，實現對裝置採購的監控。ERP採購管理物資模組已正式上線使用，將合同管理模組與物資模組關聯可實現物資從合同訂立到採購入庫數量、單價、型號等是否與合同一致等由系統進行監控。
（3）合同管理系統與預算相關聯。合同管理系統按照合同簽訂年限，將各項經濟合同按照系統設定的預算專案自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統中讀取下一年度醫療裝置維保費等專案的預算，也可以獲取大額資金付款專案。
參考文獻
［1］劉龍君系統在T公司合同管理中的應用研究［D］.新疆：石河子大學，2016.
［2］張張龍.中國某公司合同管理系統的設計與實現［D］.山東：山東大學，2011.
一、請貴方儘快提供中國醫療有限公司的相關資料和建立合資醫院的專案可行性報告。
二、關於爭議解決的管轄地問題。我方認為合資企業系中國法人，受中國法律調整，爭議解決地首先選擇合資企業所在地人民法院解決，如採用仲裁方式則選擇中國貿促會上海分會仲裁。
三、關於董事會席位問題。我方認為如董事會由5名董事組成，則我方應委派兩名董事。如董事會由7名董事組成，我方委派2名董事，則董事會會議法定人數確定為6位。
四、關於合資醫院提前解散或外方轉讓股權中的有關問題。如合資醫院提前解散且解散的原因由外方引起的，則合資醫院解散清算時外方可得剩餘資產應首先扣除當地政府給予的經濟補償及各種獎勵；如合營期內外方轉讓在合資醫院中的投資權益，出讓價款應在市場公允價中扣除當地政府給予的經濟補償及各種獎勵。
五、關於合資醫院建設過程中有關政府規費的免繳問題。我方認為，在享受當地公立醫療機構同等待遇的基礎上，力爭在人防費繳納上給予減免。
衛生局
20xx年2月9日
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