大型會議接待方案範文

一、會前

1、與會議主辦方洽談，瞭解會議要求及所需服務專案。

2、提供會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等資訊，並制定完備的會議預案書給會議方。

3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、遊、娛樂等相關方面的情況。

4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

二、會中

1、會議接待：專人負責機場，車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。

6、會議旅遊：旅遊線路行程、用車、導遊是否增加景點等確認。

7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8、會議服務：會議代表合影留念、為代表提供文祕服務及相關服務。

三、會後

1、結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對並結帳。

2、資料：會議後的資料收集，根據客戶要求製作會議通訊錄或花名冊。

3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。